العوامل المؤثرة في الهيكل التنظيمي للمؤسسة

العوامل المؤثرة في الهيكل التنظيمي للمؤسسة

يتطلب قيام أي منشأة بمزاولة نشاطها توافر مجموعة من الأفراد يتم تنظيمهم في شكل معين يعكس العلاقات بينهم ويحدد إسهام كل منهم في إنجاز الأهداف التي تجمعوا لتحقيقها وهذا الشكل عادة ما يطلق عليه الهيكل التنظيمي، ويتم بناء الهياكل التنظيمية وفقا لمجموعة من الأسس والمعايير التي تستخدم في هذا الغرض. ويتوقف بناء الهيكل التنظيمي للمنظمة على فلسفة الإدارة ورغبتها في تحقيق أهداف محددة من خلال تقديم السلع والخدمات للعملاء ويضح الهيكل التنظيمي لأي منظمة ما يلي:

-         الواجبات والمسؤوليات لكل وظيفة من الوظائف الإدارية ومدى إسهام هذه الوظيفة في تحقيق أهداف المنظمة.

-         تحديد خطوط السلطة بين الوظائف وبعضها وعلاقة الرؤساء بالمرؤوسين وعلاقة الوظائف في نفس المستوى الإداري ببعضها.

-         قنوات الاتصال بين المستويات الإدارية المختلفة ومساحة هذه القنوات والعوائق التي تؤثر على الاتصال وطرق الاتصال التي تستخدم بين المستويات الإدارية للتنسيق بينها.

-         نطاق الإشراف بالنسبة لكل رئيس وعدد الأفراد الذين يرأسهم.

-         دركة المركزية أو اللامركزية ومدى تفويض السلطة من الرؤساء إلى المرؤوسين.

العوامل المؤثرة في الهياكل التنظيمية:

تختلف المنظمات فيما بينها من حيث الحجم والقوة ودرجة المنافسة في السوق وهذا يعكس اختلافا داخليا على مستوى كل منظمة من حيث أنواع الوظائف ودرجة أهميتها وشكل الهيكل التنظيمي والذي يتأثر برغبة الإدارة العليا وبالقوانين والتشريعات السائدة. وهناك مجموعة من العوامل المتداخلة التي تؤثر على شكل هذا الهيكل وحجمه وأنواع الوظائف فيه ومن هذه العوامل ما يلي:

1-    الهدف من المنظمة: فبعض المنظمات قد أنشئت لخدمة منطقة معينة أو فئة معينة والبعض الآخر من يحاول العمل في مجالات أخرى مختلفة وهناك منظمات تم إنشاؤها في شكل معين حتى تمارس أعمالها لتحقيق أهداف محددة.

2-    مدى نجاح المنظمة في تحقيق أهدافها: توفر المنظمة التي تؤدي أنشطتها بكفاءة للعاملين فيها فرص التقدم والترقي أما المنظمات التي لا تعمل بكفاءة فيكون الاهتمام مركزا على مجرد البقاء مما يدفعها إلى الاهتمام بالاقتصاد وتوخي الحذر ويولد لدى العاملين بها الشعور بأن فرص الترقي والتقدم والنمو منخفضة وأن حياتهم مهددة.

3-    نمط القيادة: أن السمة التي تتبعها الإدارة العليا تؤثر على التنظيم من حيث الشكل ومن حيث السياسات الإدارية والممارسات الإدارية والتي بدورها لها آثارها على طبيعة التخطيط وعلى نظام الرقابة والطرق التي على العاملين إتباعها في سلوكهم الوظيفي مما يوجد اختلاف بين منظمة وأخرى.

4-    قيم المنشأة: من الوظائف الهامة للمديرين هي تحديد قيم المنشأة مثل درجة الجودة المطلوبة في السلعة أو الخدمة ونوعية العملاء المرغوب التعامل معهم والكيفية التي تتم بها مواجهة المنافسة والطرق المستخدمة في معاملة العاملين ونظم المكافآت المتبعة وهي القيم لها آثارها في تحديد نوع العاملين الذي يتم انتقاؤهم وطبيعة العمل المطلوب تنفيذه من خلالهم.

5-    درجة البيروقراطية: كلما اتجهت الإدارة إلى تركيز السلطة في المستويات العليا والاتجاه إلى الشكل الهرمي للتنظيم أدى ذلك إلى بطء في اتخاذ القرارات وإلى عدم المرونة والاعتماد على الفردية بشكل كبير مما له انعكاسات على العاملين وعلى العملاء.

6-    تركيب القوة العاملة: أن خصائص العمالة تدل على مدى وجود اختلافات بين المنظمات ومن هذه الخصائص متوسط أعمار العاملين في المنظمة، ومستوى التعليم المطلوب، وطول فترة الخدمة ونسبة العمل اليدوي إلى عدد العاملين.

7-    طبيعة الأعمال: يتوقف الهيكل التنظيمي لأي منظمة على نوع وطبيعة الأعمال التي يقوم الأفراد بتأديتها حيث أن هناك اختلافًا في الواجبات لكل وظيفة واختلافًا في الأسواق التي تقدم إليها السلعة أو الخدمة وهذا يؤثر على العاملين المطلوبين لتأدية الأنشطة المختلفة من حيث المهارات والتخصصات ويؤثر على حجم المنشأة ككل.

8-    مراحل الحياة: تمر كل منظمة بدورة حياة تتكون من عدة مراحل هي: مرحلة الشباب والتي تتصف بأن تكون المنظمة أقل رسمية ومرحلة النمو تتصف بالاتجاه إلى الابتكار والتجديد بصفة مستمرة ثم مرحلة التضاؤل وهي مفتقرة للتجديد والابتكار، ولكل مرحلة سمتها وتأثيرها على الهيكل التنظيمي.

وكلما كان الهيكل التنظيمية واضحًا ودقيقًا كان أداء الوظيفة فعالا ومتناسقًا مع بقية الوظائف لتحقيق الأهداف الموضوعة حيث يمكن التعرف على أداء الوظيفة ومدى قيام شاغلها بالواجبات والمسؤوليات الموكلة له والعلاقات الإدارية المختلفة بين المستويات الإدارية. ويتوقف شكل الهيكل التنظيمي على حجم المنظمة والأساس الذي تستخدمه الإدارة في بنائه.