أسس بناء الهيكل التنظيمي

أسس بناء الهيكل التنظيمي

هناك العديد من الأسس التي يمكن استخدامها في بناء وتشكيل الهيكل التنظيمي لأي منظمة فيمكن تصميم الهيكل التنظيمي على أساس الوظائف الإدارية أو على أساس الموقع الجغرافي، أو على أساس الخدمة أو السلعة المقدمة للعملاء أو أي أسس أخرى مناسبة لمزاولة النشاط بكفاءة وتحقيق الأغراض التي تريدها الإدارة. فقد تكون الوظائف العنصر الأساسي لبناء الهيكل لما لها من أهمية من وجهة نظر الإدارة أو قد يشكل الموقع الجغرافي أهمية بالنسبة لإدارة أخرى. ولذلك لكثرة كبر حجم العملاء في هذه المواقع، ومن الأسس التي تستخدم في بناء الهيكل التنظيمي ما يلي:

الأساس الوظيفي:

ويعتبر أكثر الطرق انتشارًا في بناء الهياكل التنظيمية ويتم استخدام أساس الوظيفة على حسب النشاط فهناك نشاط إنتاجي وتسويقي وآخر مالي وأنشطة تتعلق بالأفراد والعمليات ويبنى الهيكل التنظيمي بوضع كل الوظائف التي تتعلق بنشاط معين في مجموعة واحدة يختلف حجمها وعدد الوظائف فيها حسب حجم المنظمة، ويركز في هذا الأساس على النشاط الذي تؤديه كل مجموعة ويساعد هذا البناء على التنسيق والتعاون بين الأنشطة المختلفة وعلى عدم وجود ازدواج أو ضياع لمجهود العاملين كما أنه يساعد على التركيز على مجالات الخبرة والتخصص في المعرفة وعلى الواجب المحدد لكل فرد في ضوء الوظيفة التي يشغلها

الأساس الجغرافي:

يصمم الهيكل التنظيمي على أساس المناطق الجغرافية بحيث تشمل كل منطقة جغرافية من المنظمة جميع الوظائف اللازمة لتقديم خدمة كاملة لهذه المنطقة. ويصلح هذا التصميم عندما تكون المناطق الجغرافية التي تقدم لها الخدمة متباعدة الأطراف أو في بلاد مختلفة. وقد يكون هناك تباين في نوع السلعة المقدمة من منطقة إلى أخرى أو من بلد إلى آخر حسب طلب العملاء واحتياجاتهم ويمكن استعراض شكل لهيكل تنظيمي مبني على أساس المناطق

وفي هذا الهيكل قسمت المنظمة إلى وحدات مستقلة حسب المنطقة الجغرافية مع وجود قسم للخدمات المركزية يخدم المركز الرئيسي والفروع. ويتوقف عدد الفروع على عدد المناطق التي تنتشر فيها المنظمة كما أن حجم الفرع يتوقف على عدد العملاء الذين يتعامل معهم وقد تضاف بعض الأقسام لأحد الفروع على حسب نوع السلعة أو الخدمة المطلوب تقديمها.

أساس الخدمة أو السلعة:

يصلح هذا التصميم في حالة تعدد الخدمات أو السلع وكبر حجمها والتي يصعب بناء الهيكل التنظيمي على أساس الوظائف حيث يعتقد هذا الهيكل بشكل يعوق العمل. ويتم التصميم على أساس كل سلعة أو خدمة منفصلة عن الأخرى وتشكل كل خدمة الوظائف الإدارية المختلفة. ويساعد مثل هذا التصميم على رفع كفاءة أداء الخدمة أو سرعة اتخاذ القرارات وزيادة القدرة على الاستجابة السريعة للظروف السائدة وفي التعرف على الأرباح المحققة من تقديم سلعة أو خدمة على وحدة ونقاط الضعف والقوة في كل سلعة أو خدمة ومن أشكال الهيكل التنظيمي على أساس الخدمة

ويصلح هذا الهيكل في حالة نمو المنظمة حيث يمكن إضافة خدمة أو سلعة جديدة، ويساعد في عمليات الرقابة والإشراف، ويمكن إصدار قرارات مؤثرة تتعلق بكل نوع من أنواع السلع والخدمات، ولكن قد يسبب بعض المشاكل كعدم تفاعل السلع والخدمات فيما بينها خصوصا في حالة كثرة عدد هذه السلع والخدمات وقد يؤدي إلى وجود تنافس شديد بين الخدمات يؤثر على كفاءة العمل ويصعب توزيع المصروفات الثابتة على الخدمات المختلفة.

وتتصف الأشكال البيروقراطية ببعض الصفات وهي:

1-    وجود قواعد محددة ولوائح لكل وظيفة تلزم القائم بشغلها اتباع هذه القواعد واللوائح عند قيامه بأداء الوظيفة.

2-    وجود سلسلة من الأوامر معرفة تعريفًا جيدًا وواضحًا ومتدرجة على أساس خطوات السلطة والمسؤولية.

3-    يوجد نظام من الإجراءات والقواعد التي توضح علاقات العاملين بالواجبات وتوضع على أساس ثابت غير مرن.

4-    تكون الترقية مبينة على أساس الأقدمية.

5-    تتصف الهياكل التنظيمية البيروقراطية بالجمود وعدم المرونة واتخاذ القرارات تعتبر بطيئة نتيجة لطول خطوط السلطة والمسؤولية.

تقوم كل منظمة باختيار الشكل المناسب لها والذي يحقق الأغراض والأهداف التي تبغي الإدارة تحقيقها ولكن على الإدارة مراعاة موائمة الهيكل التنظيمي للظروف السائدة فالمنظمة لا تؤدي نشاطها بمعزل عن البيئة المحيطة بها والتي يحدث فيها العديد من التغيرات المتلاحقة بصفة مستمرة والتي قد تشكل تحديات وتهديدات لحياة المنظمة أو تشكل ميزات يمكن الاستفادة منها.