طبقا لنظام الإدارة الالكترونية فقد أصبح يوجد ما يطلق عليه مراقبة العمليات باستخدام الحاسب الآلي والتي تعرف أيضا بمراقبة العمليات بمساعدة الحاسب الآلي باستخدام الحاسب الآلي وتتم المراقبة في هذا الصدد عن طريق استخدام برامج يقوم بمتابعة أي تغيرات أو انحرافات تحدث عن المخطط الذي سبق تحديده حيث يتم تثبيت المخطط الأول باعتباره مخطط التنبؤ ثم يتم إنشاء مخطط يعكس التنفيذ الفعلي للعمليات المتعددة بحيث يتمكن المستخدم في أي وقت من إجراء مقارنة بين مخطط التنبؤ ومخطط التنفيذ الفعلي للعمليات ثم يتابع أي تغيير يحدث بينهما ويكتشف أسبابه ويعالجها لتعديل خط سير العمليات .
وتعتمد الرقابة باستخدام الحاسب الآلي على فكرة التغذية العكسية حيث يتم – وذلك كمثال – وضع المدخلات ( المواد الخام ) في الآلة بعد أن يتم ضبطها بحيث تكون قادرة على قبول أو رفض المواصفات الخاصة بهذه المدخلات بشكل أوتوماتيكي بالتالي فإنه إذا قبلت الآلة المدخلات فإنه يتم بدء عمليات التشغيل حيث تستمر الآلة في التحقق من دفة التنفيذ هذا وفي حالة حدوث أي خلل فإن الآلة ذاتها تقوم بمعالجة هذا الخلل بشكل تلقائي ومع خروج المخرجات من الآلة فإنها توفر أيضا بيانات مرتدة إلى عملية استقبال المخرجات وعمليات التشغيل وذلك بناء على نتائج الرقابة على الوحدة المنتجة السابقة .
وتشمل عمليات الرقابة باستخدام الحاسب الآلي على الآلات قيام هذه الآلات بتنفيذ مجموعة متعددة من العمليات مثل البدء والتوقف والإبطاء والإسراع والفحص والاختيار والعد والمقارنة والقياس لتحديد تأثير بعض العوامل مثل الضوء والصوت والحرارة والوقت على العمليات الإنتاجية .
ويوجد نظامان أساسيان لمراقبة العمليات باستخدام الحاسب الآلي يتمثلان فيما يلي :
النظام الأول : النظام المركزي : يتطلب الأمر هنا ضرورة تركيز كل القرارات لدى المركز الرئيسي للمنظمة حيث يحقق ذلك فرصة أكبر للنجاح إذا كان المسئول يرفع تقاريره مباشرة إلى القائدة المسئولين عن المنظمة من الناحيتين التكنولوجية والمتخصصة .
النظام الثاني : النظام اللآمركزي : حيث أن كل وحدة نشاط أو قطاع تعمل مع المجموعة التكنولوجية والمتخصصة الخاصة بها .
وعلى الرغم من وجود هذين النظامين إلا أنه من المحبذ مراقبة العمليات باستخدام الحاسب الآلي أن تكون الرقابة مركزية عن طريق التنسيق في كل الجهود والأنشطة المبذولة بحيث تكون نابعة من مصدر رئيسي ومركزي واحد مسئول في المنظمة وذلك تجنبا لتوجيه رسائل متعارضة أو مختلطة ز
هذا كما توجد العديد من الوسائل الالكترونية التي يمكن استخدامها لمراقبة العمليات وتتمثل أهم هذه الوسائل فيما يلي :
الدوائر السمعية : تستخدم هذه الدوائر في مراقبة مخرجات العمل في الوحدات الإنتاجية كما يتم عن طريقها أيضا التعرف على أفكار العاملين والعملاء والتعرف على شكواهم .
الدوائر التليفزيونية المغلقة ( المرئية ) : يتم استخدام هذه الدوائر في مراقبة سير العمليات الإنتاجية وتوضيح مدى حدوث الانتظام في حركة هذه العمليات واكتشاف الأخطاء والعيوب التي تحدث وتحديد مواقعها على خطوط الإنتاج .
أجهزة الرقابة والقياس : ويتم استخدامها في مراقبة عمليات الإنتاج وكذلك مراقبة جودة الإنتاج وأعمال الصيانة .
الآلات ذات الرقابة الذاتية : وهي أنواع حديثة من الآلات يثبت بها جهاز رقابي بغية التأكد من أن الوحدات المنتجة يتم إنتاجها وفقا للمواصفات المقررة .
وتحقق مراقبة العمليات بمساعدة الحاسب الآلي العديد من المزايا والفوائد يتمثل أهمها فيما يلي :
تحقيق الرقابة بالوقت الحقيقي أي في الآن الحقيقي حيث تتم الرقابة بالنقرات بدلا من الرقابة بالتقارير القائمة على الماضي .
بناء العلاقات على أساس الثقة والشفافية بين العاملين مما يقلل من الاحتكاك بينهم ويقلل أيضا من والجهود الإدارية المبذولة في أعمال الرقابة .
تحقيق الرقابة المستمرة والسريعة بدلا من الرقابة البشرية المستمرة البطيئة مما يؤدي إلى عدم وجود الأخطاء ويخفض من التكاليف والوقت والجهد المطلوب للعمل .
تقلص المفاجآت الداخلية التي يمكن أن تحدث في العمل وجعلها عند الحد الأدنى .
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق