اللجــان

تعرف اللجنة بأنها مجموعة من الأفراد مسئولة عن القيام بعمل معين فإذا كانت اللجنة تتمتع بسلطة تنفيذية أطلق على اللجنة في هذه الحالة لجنة تنفيذية لها القدرة على اتخذا القرارات وإصدار الأوامر الملزمة للغير . 

وإن كانت اللجنة مسئولة عن تقديم اقتراحات وتوصيات فإنه يطلق عليها في هذه الحالة لجنة استشارية . 

أنواع اللجان : 

فيما يلي أنواع اللجان الممكن تكوينها : 

اللجنة الاستشارية العليا : 

وظيفة هذه اللجنة هي : 

تقديم الاقتراحات والتوصيات للمدير العام فيما يتعلق بالسياسات العامة والمشاكل الرئيسية 

تتكون هذه اللجنة من : 

المدير العام ومديري الإدارات المرءوسين مباشرة للمدير العام . 

اللجنة المالية : 

وظيفة هذه اللجنة : 

1- تحسين النظم المحاسبية القائمة وتقويم التحاليل الاقتصادية لاستخدامها في رسم السياسات .

2- مراجعة نتائج الأعمال ورسم سياسات واجراءات تتعلق بالمصروفات الرأسمالية والمصروفات التشغيلية . 

تتكون هذه اللجنة من : 

1- المدير المالي 

2- كبير المحاسبين 

3- كبير الاقتصاديين 

4- أمين الخزينة 

5- رؤساء الإدارات المالية الأخرى .  

اللجنة الصناعية ( لجنة الإنتاج ) : 

وظيفتها : 

تنسيق وتحليل ومراجعة سياسات التصنيع الأساسية وبرامجه وإجراءاته لتحقيق الكفاية الإنتاجية في المصنع .

تتكون هذه اللجنة من : 

1- مدير الإنتاج 

2- مدير التسويق 

3- مدير الأبحاث الفنية .... إلخ 

لجنة التسويق : 

وظيفتها : 

1- تنسيق ومراجعة النشاطات التسويقية لمختلف العمليات وربط الإنتاج بالنشاطات التسويقية . 

2- وضع برامج وخطط للرقابة على تكاليف التسويق والتسعير والمخزون السلعي 

3- تحليل المبيعات والتنبؤ بها والحملات الإعلانية 

إلى غير ذلك من شئون التسويق 

تتكون هذه اللجنة من : 

1- مدير التسويق 

2- مدير الإنتاج 

3- رئيس الإعلان والترويج 

4- رئيس الأبحاث الفنية 

5- رؤساء المخازن والنقل ... إلخ . 

لجنة العلاقات العام : 

وظيفتها : 

دراسة سياسات واجراءات ومشاكل العلاقات الإنسانية للموظفين وللعمال وللمستهلكين وللموردين بقصد تكوين شخصية وسمعة طيبة للمشروع 

تتكون هذه اللجنة من : 

1- مدير شئون الأفراد 

2- مدير الإنتاج 

3- مدير التسويق 

4- المدير المالي 

لجنة التنظيم والاجراءات : 

وظيفتها : 

تختص بدراسة إجراءات العمل بقصد تبسيطها ودراسة الهيكل التنظيمي بقصد تحقيق التنسيق الهيكلي واقتراح ما من شأنه أن يساعد على تأدية الأعمال على أتم وجه . 

لجنة الشئون القانونية :

وظيفتها : 

دراسة المشاكل القانونية وتقديم اقتراحات وتوصيات عما يجب عمله . 

وتحتل اللجان مركزا في الإدارة للأسباب الآتية : 

الرأي الجماعي المتكامل : 

فالقرارات الصادرة من مجموعة غالبا ما تكون أحسن من القرارات الفردية لأن رأس اللجنة يمثل خلاصة أفكار الأعضاء المتعددة الجوانب . 

التنسيق : 

إذا كانت النتائج المترتبة على اتخاذ قرار معين تشمل عدة إدارات فإن وجود شخص يمثل كل إدارة يسهل عملية التنسيق بين المتطلبات المختلفة . 

التعاون : 

إن وجود شخص يمثل إدارة معينة في لجنة يخلق روح التعاون الاختياري في تنفيذ الخطط . 

تدريب الأعضاء : 

لاشك أن مداومة التفكير في اللجنة للوصول إلى حل يعتبر أداة فعالة في تدريب الأعضاء لامكان شغلهم مناصب أعلى في المستقبل . 

وبالرغم من مزايا اللجان فإن لها عددا من العيوب : 

يطء إنجاز العمل وزيادة تكاليفه : 

تأخذ اللجان بطبيعة تكوينها مدة طويلة لاتخذا القرارات وذلك لاختلاف وجهات النظر . 

وفي الحالات التي يتطلب الأمر فيها اتخاذ قرارات بسرعة يكون استخدام اللجان غير مفضل ونظرا لكثرة أعضاء اللجان وكثرة الساعات التي يشتغلونها فإنه إذا تم حساب تكلفتها نجد أن تكلفة اتخاذ القرارات كبيرة . 

ويرد على ذلك بأنه إذا كانت الموضوعات التي تبحثها اللجان هامة فيكون هناك مبرر للتكاليف في هذه الحالة . 

المسئولية المجزأة :

يعيب الكثيرون بأن المسئولية في اللجان مسئولية مجزأة فليس هناك شخص مسئول بالذات عن قرار معين . 

والواقع أن طبيعة عمل اللجنة أو المبرر من وجودها في أحيان كثيرة هو الحصول على رأي يشترك فيه الجميع . 

ولاشك أن اللجان تختلف باختلاف نظرة أعضائها إليها .  

خطر الحل الوسط : 

عندما يظهر اختلاف في الرأي بين أعضاء اللجنة فإن هناك خطر إقرار حل وسط . 

فإذا كان موضوع المناقشة تخصيص مبلغ من المال لحملة دعاية في الأسواق الخارجية ورأى البعض أن يكون المبلغ مائة ألف جنيه في حين أن البعض الآخر رأى أن عشرين ألف جنيه مبلغ كاف . 

فإن اللجنة قد تقرر صرف مبلغ ستين ألف جنيه على أساسا أن ذلك حل وسط . وقد يكون هذا المبلغ غير كاف لتحقيق الأهداف التي تقرر الصرف من أجلها . وبذلك يكون الحل الوسط هو الحل الخاطىء وليس معنى هذا أن كل الحلول الوسط خاطئة دائما . 

وعلى ذلك يفضل أن تستخدم اللجان في الحالات الآتية :- 

1- عندما تكون هناك حاجة إلى معرفة معلومات متعددة الجوانب للوصول إلى قرار حكيم . 

2- عندما يكون القرار هاما بشكل تكون معه خبرة الأفراد المتخصصين ضرورية . 

3- عندما يكون نجاح تنفيذ القرارات متوقفا على فهم الاعتبارات المتعلقة بها . 

4- عندما يكون التنسيق ضروريا بين عدة أشخاص .