شروط تقسيم أوجه النشاط في وحدات إدارية

إن تقسيم أوجه النشاط في وحدات إدارية (إدارات،أقسام، وحدات) ليس بالشيء اليسر ولا يمكن أن يتم بناء على نزعات اعتباطية أو رغبات عاطفية وإنما تحكمه شروط تختلف أهمية كل شرط منها باختلاف الظروف.

1-         الاستفادة من التخصص.

2-         الحصول على التنسيق.

3-         ضمان إعطاء الاهتمام الملائم للعمل الهام(أو الأهم).

4-         المساهمة فى الرقابة.

5-         خفض المصاريف (التكاليف).

اعتبارات خاصة مثل الظروف المحلية وطبيعة العمل.

وسنعالج هذه الشروط كلا على حدة بشئ من التفصيل.

1-         الاستفادة من التخصص.

إن الفوائد التي تعود على المنظمة من التخصص ظاهرة فالتخصص يزيد من المهارة ويقلل من التكاليف ويزيد من الإنتاج ويزيد من جودة السلعة أو الخدمة المؤداة وفى تقسيم الواجبات يراعى الإداري (أو المنظم) الاستفادة من التخصص أي يقوم بتجميع أوجه النشاط المختلفة التي تحتاج إلى تخصص معين بعضها مع بعض ففي مصنع كبير لا يمكن تجميع عمليات الصهر والسبك والتجميع في مجموعة واحدة، لأنه من الصعب العثور على فرد متخصص في عمليات الصهر والسبك والتجميع في نفس الوقت.

2-الحصول على التنسيق.

عن الغرض الأساسي من التنظيم هو توحيد جهود الأفراد حتى لا يكون هناك تعارض أو احتكاك فعدم وجود المجودات المتعارضة والاحتكاكات بين الأفراد دليل على التنسيق الجيد والعكس صحيح فكلما زاد التعارض والاحتكاك بين الأفراد كان ذلك دليلا على عدم وجوده بين مجوداتهم والواقع أن عدم وجود التنسيق في أي مشروع من أهم الأسباب التي  تدعو إلى إعادة التنظيم ففصل الشراء عن البيع في متجر للتجزئة يسبب كثرا من التعارض والاحتكاك طالما أن الشراء هنا بقصد البيع أما إذا تم تجميع نشاطات الشراء والبيع في المتجر في قسم واحد (أي برئاسة فرد واحد)لأمكن تحقيق التنسيق بين نشاطات الشراء والبيع لارتباطهما ارتباطا وثيقا.

ومن ناحية أخرى فانفصل النشاطات المتعلقة بشراء المواد الخام ( في أحد المصانع) عن البيع لا يؤدى بالضرورة إلى حدوث احتكاك لأن عملية الشراء بطبيعتها غير متصلة بالبيع فالشراء في المشروع الصناعي مرتبط بالإنتاج بعكس متجر التجزئة يكون الشراء لأجل البيع.

3-ضمان الاهتمام الملائم:

كلما كان النشاط هاما في المنظمة كان ذلك داعيا لفصله عن النشاطات الأخرى وجعله في مجموعة أو إدارة منفصلة ليس هذا فحسب بل كلما كان النشاط هاما لنجاح المنظمة كان من الضروري وضعه في مستوى إداري أعلى في الهيكل التنظيمي فإذا كانت وظيفة الإعلان مثلا غير هامة في المنشأة لأمكن وضعها مع أي من الوظائف الأخرى أما إذا اعتبر الإعلان هاما جدا للوصول إلى أهداف المنشأة لكان من الضروري جعل الإعلان منفصلا ومديره مسئولا مباشرة أمام الرئيس الإداري الأعلى .

ومبدأ الاهتمام الملائم ينبع من ميل الأفراد الطبيعي إلى عدم إمكان إعطاء الاهتمام الملائم لعمليات متعددة في نفس الوقت وبنفس الدرجة .

4- تسهيل الرقابة:-

يفضل عند تقسيم أوجه النشاط أن يؤخذ في الحسبان تسهيل الرقابة (أي عملية التأكد من أن ما تم تنفيذه مطابق لما أريد عمله) فتجميع النشاطات في وحدات إدارية قد يسهل عملية الرقابة وقد يعرقلها ومن الأمور التي تسهل عملية الرقابة فصل العمليات التي تعتبر رقابية في طبيعتها عن بعضها فالسجلات التي تراقب حركة النقدية مثلا يفضل جدا أن تكون بإدارة غير إدارة الخزينة فليس من المعقول أن تكون النقدية والرقابة على النقدية في إدارة واحدة من اختصاص وسلطة فرد واحد.

ومما يسهل عملية الرقابة أيضا أن تكون العمليات المختلفة التي تحمل طابعا واحدا من مسئولية شخص واحد فمن العمليات المختلفة عمليات النقل والتخزين لكنها تحمل طابعا واحدا وهى مسئولية إيصال البضاعة إلى المستهلك.

ومن الأمور التي تسهل عملية الإشراف كذلك راحة الإشراف كأن توضع جميع العمليات التي تتم في طابق واحد (في متجر من عدة طوابق) تحت سلطة مشرف واحد لا أن تجمع عمليات مختلف الطوابق وتسند لشخص واحد.

5- خفض التكاليف:-

لاشك أن إنشاء إدارة لكل نشاط يتطلب أموالا قد تكون هائلة ولذلك ف‘ن كثيرا من أوجه النشاط يتم تجميعها مع بعضها لا لأنها مرتبطة ببعضها ولكن لأنها تساهم في خفض التكاليف ويظهر ذلك مثلا في حالة إدماج عملية البيع النقدي مع عملية البيع بالتقسيط في المحال الصغيرة أو إدماج عمليات البريد الصادر والوارد مع عمليات حفظ الأوراق (الأرشيف) فى منشأة صغيرة.

6- اعتبارات خاصة مثل الظروف المحلية وطبيعة العمل:-

عند تقسيم أوجه النشاط يجب مراعاة إمكان الحصول على الشخص الذي تتوافر فيه الصفات المطلوبة لملء المنصب فليس من المنطق تجميع عمليات البيع والنقل والتخزين والإعلان والترويج في وحدة إدارية واحدة إذا كان من غير الممكن الحصول على شخص مسئول عن هذه العمليات كلها ويجب ألا يفهم من ذلك أن تجميع الوظائف يجب أن يبنى حول الأشخاص وإنما يجب النظر إلى إمكان وجود الأشخاص في الظروف المحيطة. وقد يتم تجميع الأعمال غير المتناسقة لمجرد أن بعض هذه العمليات لا يكون عملا كافيا لشخص طوال اليوم كأن يتم إدماج المبيعات مع الخزينة بالرغم من أن ذلك يتعارض مع قاعدة الرقابة.