عيوب التوصيف التقليدي للمناصب الإدارية

إن التوصيف التقليدي للمناصب الإدارية بالشكل الذي تم عرضه لا يفيد كثيرا في تحقيق الأهداف منها فهناك عدة عيوب يمكن توجيهها للتوصيف التقليدي للمناصب : 

العيب الأول : عموميات تشترك فيها كل المناصب الإدارية : 

إن التوصيف التقليدي ملء بالعموميات ... العموميات التي تشترك فيها كل المناصب الإدارية 

أنظر مثلا العبارات الآتية وهي مأخوذة من الأوصاف الوظيفية السابقة : 

تفسير السياسات وإيضاحها إلى المرءوسين .

شرح السياسات للمرءوسين حتى يستطيعوا أن يفسروها بدورهم 

الإشراف على جميع الأعمال 

تقديم تقارير دورية عن المرءوسين 

تقييم ومتابعة أعمال المرءوسين 

إعطاء الاهتمام الملائم للدراسة المستمرة وتطوير أساليب العمل .

التأكد من وجود تنسيق بين أعمال المرءوسين 

النظر في الاقتراحات المقدمة من رؤساء الإدارات . 

الحصول على روح معنوية مرتفعة 

تقديم الاقتراحات 

مسك السجلات 

تخطيط وتنسيق ورقابة 

اعتماد البرامج والخطط والاجراءات . 

إن هذه العموميات التي تشترك فيها كل المناصب الإدارية يجب إلغاؤها من كل وصف وظيفي ووضعها مرة واحدة تحت عنوان " عموميات لكل المناصب الإدارية " وبذلك يخف حجم ومحتويات الوصف الوظيفي بحيث ما يبقى بعد ذلك يكون خاصا بالمنصب فقط . 

العيب الثاني : وصف الوظائف على أساس الأنشطة التي يقوم بها شاغل المنصب وليس الأهداف المتوقعة منه : 

إن العيب الثاني في التوصيف التقليدي للوظائف هو أكثر خطورة وأعظم أثرا من العيب الأول 

حيث أن توصيف الوظائف يتم على أساس وصف مختلف أوجه النشاط التي يقوم بها شاغل المنصب . 

ونظرة واحدة إلى أي وصف من الوظائف السابقة أو إلى أي بطاقة وصف وظيفة كافية بإثبات ذلك . 

إن أعظم بطاقات وصف الوظائف تبدأ بأنشطة مثل ( انظر وصف منصب مدير الانتاج مثلا ) : 

رسم 

تنسق 

ربط

التأكد

مراجعة 

حضور 

وقد يكون وصف الأنشطة التي يقوم بها شاغل المنصب مفيدا للشخص الجديد غير المدرب ولكن هذا التحديد للأنشطة يخلق عدة مشكلات كثيرة منها : 

1- أن وصف الأنشطة لا يمكن حصره على مستوى أي منصب وبالتالي فمن المتوقع سرد عدد كبير من الأنشطة للمنصب الواحد . 

2- أن كثرة سرد الأنشطة على مستوى المنصب الواحد مسألة مغرية إذا كان ترتيب الوظائف ( لتحديد الفئة والأجر ) هي النتيجة المنطقية لوصف الوظائف . 

انظر مثلا إلى إحدى العبارات التي نجدها شائعة في دليل تنظيمي مجلدا تجليدا فاخرا لكي يثبت أن مسئولية المنصب كبيرة وبالتالي يستحق فئة أكبر وراتبا أكبر : " إن هذا المنصب يقع على قمة الهرم التنظيمي الفرعي ويتطلب قدرا كبيرا من الإشراف وقدرا كبيرا من المسئولية والحذر "  واضح أن هذا كلام رنان ليس له محتوى حقيقي . 

3- أن كثرة سرد الأنشطة وكثرة عدد الوظائف التي يتم توصيفها تؤدي في النهاية إلى أن يكون الدليل التنظيمي كبيرا ( بعد المجلدات التنظيمية تصل إلى 500 خمسمائة صفحة أو أكثر ) وبطبيعة الحال فإن مصير هذه المجلدات التنظيمية هو الرف أو في الدولاب حيث يتفاخر المديرون بأن لديهم وصفا دقيقا لكل الوظائف في خمسمائة صفحة .

4- أن التركيز على الأنشطة في وصف المناصب الإدارية يسيء نوجيه المديرين في الممارسة العملية ويفسد طريقتهم في التفكير . 

لقد تبين لنا من دراسة النموذج البيروقراطي أن التحديد الدقيق للأنشطة والواجبات من أحد الأسباب الرئيسية للدفع بعدم الاختصاص ومن الأسباب الرئيسية للجمود الحتمي حيث يتمسك أصحاب المناصب بالشكليات من حيث قيامهم بالنشاط . 

وفي الممارسة نسمع كثيرا المدير الذي يقول : " أنا مسئول عن 1000 موظف وأقوم بالإشراف عليهم وأقضي في مكتبي عشر ساعات وآخذ ملفاتي إلى منزلي لكي أستكملها " 

كما يتم الحكم على الآخرين بمدى مشغوليتهم إنه يحضر مبكرا للعمل ويجلس حتى ساعة متأخرة من النهار أو الليل . 

إن الشركات التي تفخر بأن لديها دليلا تنظيميا به بطاقات وصف للوظائف محددة تحديدا دقيا لا تعلم أن هذه هي بداية النهاية لمنظمة تموت . 

ويؤكد ذلك ما يقوله الكاتب الإنجليزي " باكنسون " : " إن آخر تصرف لمنظمة تموت هو إصدار لائحة منفصلة منقحة "