تصور الخريطة التنظيمية الهيكل التنظيمي بمناصبه المختلفة ولكنها لا توضح اختصاصات كل منصب كما لا توضح مختلف العلاقات بين المناصب .
إن كتابة وصف وظيفي لكل منصب مسألة ضرورية في المنظمات الكبيرة للأسباب الآتية :
إن توصيف المناصب الإدارية ضروري في المنظمات الكبيرة لأنه يحقق الأهداف الآتية :
1- إن كتابة المسئوليات والسلطات الرئيسية للمناصب الإدارية المختلفة يجعل نشاط المنظمة كلها أكثر وضوحا عند كتابتها وبالتالي فإن احتمالات التعارض والاحتكاك تقل بين مختلف العاملين .
2- إن توصيف المناصب الإدارية يبين بشكل واضح كيف يتم نسخ مختلف العمليات في المنظمة الكبيرة وبدون هذه المسئوليات المكتوبة يصعب على الشخص معرفة دوره في الإطار الكلي .
3- إن كتابة مختلف المسئوليات والسلطات يعتبر من الأدوات الهامة لتعريف الرؤساء الجدد المنضمين للمنظمة وتدريب الرؤساء الحاليين إلى مناصب أعلى حيث بإستخدام هذه الأوصاف الوظيفية يتم توصيل خبرات كبار المديرين الناجحين في المنظمة حيث يكون من الصعب أحيانا نقل التجارب الناجحة شفويا .
4- إن كتابة مختلف المسئوليات والسلطات لكل منصب إداري يجعل كل مدير عالما بحدود سلطاته في اتخاذ القرارات وبالتالي فهو يستطيع أن يعمل ويقرر دون تردد .
5- إن توصيف المناصب الإدارية إذا تم بدقة يعتبر من الأدوات الهامة في تقييم أداء الشخص شاغل المنصب ذلك على اعتبار أن المسئوليات هي الأشياء المتوقعة منه فهي معايير تتم الرقابة بموجبها .
6- إن وصف المناصب الإدارية بما تحويه من بيانات بمثابة مؤشرات يتم على أساسها تحديد الأجر وتحديد بدلات العمل أو بدلات التمثيل .
7- إن الكتابة التفصيلة للمسئوليات والسلطات في المنصب الإداري توضح الطريقة الحالية لتدفق العمل حيث تعتبر نقطة انطلاق للتطوير والتحسين .
8- إن وصف المناصب الإدارية هي خطوة ضرورية لتحديد مواصفات شاغل المنصب بإعتبارها خطوة ضرورية لاختيار الشخص الملائم للمنصب .
وفي بحث قامت به جمعية الإدارة الأمريكية بين 217 شركة صناعية في أمريكا من أحجام مختلفة ( على حسب عدد الموظفين ) اتضح أن أكثر من 85٪ من الشركات الكبيرة نسبيا تقوم بعمل توصيف للمناصب الإدارية كما يتضح من الجدول التالي :
|
عدد الموظفين في الشركة
|
عدد الشركات لهذا الحجم في العينة
|
نسبة الشركات التي تستخدم أوصافا وظيفية
|
|
1000 أو أقل
1001 – 5000
5001 – 20000
أكثر من 20000
|
68
90
40
19
|
75٪
87٪
88٪
89٪
|
من هذه الأرقام يتضح أن نسبة استخدام الوصاف الوظيفية للمناصب الإدارية أكبر في الشركات الأكبر في الحجم عنها في الشركات الأقل في الحجم أي أن هناك علاقة طردية واضحة بين الميل لكتابة الأوصاف الوظيفية وكبر حجم المنظمة .
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق