تعد بعض المعلومات ذات قيمة أكبر من غيرها وتعرف قيمة المعلومات في الواقع بشكل ما من خلال ما يمكن أن تحققه من منافع للمنظمة من خلال استخدامها .
ومن ثم فكلما عظمت المنافع التي تتحقق من خلال المعلومات تعظم أيضا فائدة المعلومات وقيمتها .
وحتى تكون المعلومات ذات قيمة عالية لابد وأن تقابل عدد من المعايير يمكن عرضها فيما يلي :-
ملائمة المعلومات
جودة المعلومات
توافر المعلومات في الوقت المناسب
كمية المعلومات
وسنتناول كل معيار بقليل من التفصيل :
1- ملائمة المعلومات :
فيما يتعلق بمدى ملائمة المعلومات تشير الملائمة إلى درجة صلة المعلومات وارتباطها بالموقف الخاص بصنع القرار الذي يواجهه المدير أو متخذ القرار فكلما زادت درجة ارتباط المعلومات أو صلتها بالقرار المطلوب اتخاذه توداد درجة ملائمة المعلومات وعندما تزداد ملائمة المعلومات فإن قيمة المعلومات بالطبع سوف تزداد .
والواقع أن خصائص المعلومات الملائمة تختلف بإختلاف مواقف صنع القرارات في المجالات الرئيسية الآتية :-
الرقابة على العمليات
الرقابة الإدارية
التخطيط الاستراتيجي
والواقع أن الرقابة على المعلومات تتعلق أساسا بالتأكد من أن المهام التفصيلية الخاصة يتم انجازها بكفاءة وفعالية .
أم الرقابة الإدارية فترتبط بالاستخدام الكفء والفعال للموارد التنظيمية لتحقيق الأهداف التنظيمية
وتتعلق قرارات التخطيط الاستراتيجي بتحديد الأهداف التنظيمية وتحديد الأنشطة اللازمة للوصول إليها .
وبشكل عام فإن المعلومات الملائمة لأنشطة الرقابة التشغيلية تختلف في خصائصها عن تلك المعلومات اللازمة لعمل قرارات تخطيط استراتيجي
فالقرارات الخاصة بالرقابة على العمليات التشغيلية ترتكز بصفة أساسية على البيئة التنظيمية الداخلية وتتعلق بتاريخ أداء المنظمة وتتصف المعلومات بأنها تكون معرفة بشكل دقيقومفصل .
أما المعلومات الملائمة للتخطيط الاستراتيجي فإنها غالبا ما تكون تاريخية ومتكاملة وتعتمد على المصادر الخارجية وتكون درجة دقتها منخفضة .
وتقع المعلومات الخاصة بصنع القرارات المتعلقة بالرقابة الإدارية ما بين المعلومات الملائمة لقرارات الرقابة على العمليات والمعلومات الملائمة لاتخذا قرارات التخطيط الاستراتيجي .
2- جودة المعلومات :
العامل الثاني في تقدير قيمة المعلومات هو درجة كون هذه المعلومات تعكس الحقيقة وتعبر عنها فكلما زادت جودة المعلومات وزادت قيمتها تزايدت جودة القرارات التي يتخذها المدير .
3- توافر المعلومات في الوقت المناسب :
تشير على توافر المعلومات في الوقت الذي تحتاجه المنظمة وبشكل يسمح بإتخاذ القرارات والتصرفات الملائمة في الوقت الملائم فالمعلومات التي تتوافر بعد عملية اتخذا القرارات تكون عديمة الجدوى بالنسبة لهذه القرارات .
4- كمية المعلومات :
المحدد الرابع والأخير لقيمة المعلومات هو كمية المعلومات التي ترتبط بالقرارات التي يتخذها المدير . وتغطي كل المجالات التي تؤثر في هذه القرارات فإذا كانت المعلومات غير كافية فلابد من جمع المزيد من المعلومات حتى تكون القرارات دقيقة وسليمة .
فمثلا عند اختيار افضل الموردين من حيث السعر وشروط التسليم .. إلخ لابد من توفير معلومات كاملة عن الموردين حتى يتم اختيار أفضلهم .
تقدير قيمة المعلومات :
هي عملية يتم من خلالها تحديد ما إذا كان الحصول على معلومات محددة يحقق منافع للمنظمة في مقابل التكاليف الخاصة بتوليد هذه المعلومات من عدمه .
أحد الطرق الهامة لتقدير قيمة المعلومات وقياسها يتمثل في استخدام مدخل القيمة المتوقعة والتي تمثل مجموع حاصل ضرب القيمة المشروطة في احتمالاتها .
نظام المعلومات الإدارية :
هو شبكة عمل منظمة مؤسسة رسميا لكي تمد المديرين بالمعلومات الحيوية مثل التقارير الخاصة بالأنشطة التنظيمية للمنظمة كالمبيعات والانتاجية ومعدلات دوران العمل وهذه المعلومات تستهدف أساسا تحسين الأداء التنظيمي .
ويتصف نظام المعلومات الإدارية بأنه يعتمد على استخدام الحاسب الآلي والذي يمكن المديرين من سهولة الوصول على السجلات والحصول على المعلومات بصورة ملخصة في شكل تقارير .
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق