إدارة تكاليف الشراء

إن إدارة تكاليف الشراء والعمل على تقليلها يمثل أحد الأهداف الرئيسية لنشاط الشراء ويمكن التوصل إلى هذا الهدف بإتباع مجموعة من الطرق والأساليب التي تتمثل في الآتي : 

برامج تخفيض تكاليف الشراء 

إدارات التغيرات في الأسعار 

تعاقدات الحجم الكبير 

نظم الطلبيات الشاملة 

(1) برامج تخفيض تكاليف الشراء : 

إن نجاح برامج تخفيض نفقات الشراء يتطلب تعريف التكاليف المرتبطة بالشراء وقياسها لتحديد المجالات التي يمكن أن تساعد على تقليل هذه التكاليف . 

وتشمل هذه البرامج عادة مجموعة من الأساليب مثل تشجيع المنافسة بين الموردين ومساعدة الموردين على تقليل التكاليف الخاصة بهم وإحلال نوع جديد من المواد بدلا من النوع المستخدم وتحليل إمكانيات التصنيع بدلا من الشراء وتحسين شروط الدفع والسداد . 

(2) إدارة التغيرات في الأسعار : 

لابد من قيام الشراء بمتابعة أي تغيرات في أسعار الشراء يقوم بها المورد وتحديد الأسباب التي تدعوه إلى ذلك . 

وتشمل إدارة التغيرات في الأسعار قيام رجال الشراء بإشتراط ثبات الأسعار خلال مرحلة تنفيذ اتفاقيات الشراء مع دراسة تأثير الزيادات في الأسعار على تكاليف الشراء وكيفية مواجهتها . 

(3) تعاقدات الحجم الكبير : 

يمكن أسلوب تعاقدات الحجم الكبير مع دمج عدد كبير من الطلبيات مع بعضها البعض مما يساعد على تخفيض أسعار الشراء 

ويرجع هذا الانخفاض إلى أن المورد قد يستطيع أن يقلل من تكاليف الإنتاج الخاصة به في حالة قيامه بإنتاج وبيع أحجام كبيرة من المنتجات . 

ومن ناحية أخرى قد يكون المورد مستعدا لقبول أسعار أقل في حالة التعاقدات الكبيرة وبالإضافة إلى المزايا السابقة نجد أن التعاقدات الكبيرة تساعد أيضا على تخفيض النفقات الإدارية المرتبطة بالشراء . 

(4) نظام الطلبيات الشاملة : 

إن نظام الطلبيات الشاملة هو عبارة عن اتفاق بين المشروع وبين الموردين لتوريد حجم معين منالمشتريات خلال فترة زمنية معينة مما يساعد على ثبات أسعار الشراء خلال الفترة . 

ويتناسب هذا الأسلوب مع البنود ذات التكلفة المنخفضة والتي يتم شراؤها بمعدلات متكررة وبأحجام كبيرة . 

ففي مثل هذه الحالات سوف نجد أن تكاليف إصدار أوامر الشراء والتكاليف الإدارية وتكاليف الاحتفاظ بالمخزون تزيد عن قيمة البضاعة المشتراه . 

وتعتمد عقود الطلبيات الشاملة عادة لفترة تتراوح ما بين سنة إلى 3 سنوات وتشمل نصوص معينة لحماية المشتري من تقلبات الأسعار .