التأكد من إبلاغ الأفراد الذين سيتم مقابلاتهم بمواعيد وأماكن المقابلات .
اختيار المكان المناسب والمريح لإجراء المقابلة .
التهيئة النفسية والمعنوية للمقابلين بما يؤدي للسيطرة الموضوعية وتنمية التحيز .
افتتاح المقابلة :
وضع الموظف في جو مريح ومطمئن . التعرف باسمه وعمله وتعريفه باسمك والحديث معه في أحاديث عامة حتى يأنس الجو والمناخ المحيط به .
صف بوضوح الغرض من المقابلة والتأكد من فهم الموظف لذلك وبين ه دور المعلومات التي سيقدمها وأهميتها لكل من العاملين والمنظمة .
شجع الموظفين على التحدث وكن لطيفا معهم وأظهر اهتمامك وإخلاصك لما يقول .
إدارة المقابلة :
ساعد الموظف للحديث عن واجبات الوظيفة بصورة طبيعية ملتمسا فيها التسلسل بحسب مرور الوقت اللازم لأداء العمل .
حافظ على حيوية المقابلة وتنشيطها للحصول على أفضل كم من البيانات مستعينا بمهارات التحدث المعروفة كالتوقف عن الحديث لبرهة أو جذب انتباه الموظف بسؤال غير متوقع ، أو إعادة حديثه بصورة ملخصة أو غير مرتبة ....
السماح للموظف بالوقت الكافي للتفكير والإجابة عما يطرح عليه من أسئلة ، حاول أن تسأل سؤالا واحدا ولا تتعجل الإجابة أو ترهقه بسرعة إلحاحك .
تجنب الإجابة التي يمكن الإجابة عليه بــ ( نعم ) أو بــ ( لا ) فقط .
تجنب الأسئلة العامة الفضفاضة .
استخدم اللغة السهلة والمفهومة للموظف .
لا تكن متحفظا أو منعزلا أكثر من اللازم ، وبين الفوائد الشخصية التي سيستفيد منها الموظف .
حاول أن تكون مستقرا ، ومتنافسا مع أهمية المقابلة ، ولا تدع للموظف زمام إدارة دفة الحديث .
حاول أن تحصل على كل المعلومات التي تحتاج إليها عن الوظيفة ، والتي يمكن للموظف أن يقدمها .
إنهاء المقابلة :
أظهر أن المقابلة تقترب من نهايتها من خلال بعض الأسئلة التي تلقيها أو التعبيرات والحركات ونبرات الصوت .
لخص أهم المعلومات والموضوعات التي أبداها الموظف ، واسأل الموظف هل شمل ملخصك جميع ما اشتملت عليه المقابلة .
بين للموظف كيف ستتم الاستفادة من الآراء التي أبداها مستقبلا .
اختم المقابلة بتحية طيبة مع تقديم الشكر والامتنان للموظف على حسن تعاونه وإنصاته وحديثه .
التقرير الذاتي :
يمكن سؤال شاغلي الوظائف عن خصائص ومهام وظائفهم ، ثم إعداد التوصيف اللازم للوظيفة ، عن طريق إعداد تقارير تفصيلية تحتوي على كافة بيانات الوظيفة تقدم بصورة مكتوبة ، ويتطلب هذا الأسلوب تدريب الأفراد على مهارة كتابة التقرير الفعالة عن وظائفهم ويتميز بالواقعية والحداثة لمعايشة الأفراد للوظائف وإحساسهم بالاطمئنان والتقدير لأنهم هم الذين يرصدون مهام وظائفهم ، ولكن يؤخذ على هذا الأسلوب عدم دقة البيانات وجودتها أحيانا لتحيز شاغلي الوظائف أو عدم عرض البيانات بالصورة المطلوبة لافتقادهم مهارة الكتابة وحسن التعبير .
قوائم الاستقصاء :
يعد أسلوب قوائم الاستقصاء من الأساليب واسعة الانتشار المستخدمة في الحصول على البيانات والمعلومات المتعلقة بالوظائف ، خاصة عندما يكون هناك عددا كبيرا من الأفراد يجب تحليل وظائفهم ، وتعد طريقة غير مكلفة ولا تحتاج إلى وقت طويل إذا ما قورنت بتجميع المعلومات عن طريق المقابلات هذا بالإضافة إلى أن تجميع عدد كبير من إجابات الأفراد على أسئلة موحدة يمكن من إجراء التحليل الصحيح .
ومن أهم المعلومات الواجب الحصول عليها لتحليل الوظائف بصورة دقيقة :
تعريف الوظيفة وتحديد المسمى المعروفة به .
تحديد علاقات الوظيفة الرأسية والأفقية .
بيان مكونات الوظيفة وأغراضها الرئيسية .
بيان مقاييس ومعايير الأداء الخاصة بالوظيفة .
الخصائص الشخصية لشاغل الوظيفة .
القيود الخاصة بالسلطة ومدى القدرة على اتخاذ القرارات .
الإحصائيات ذات العلاقة المرتبطة بالنواحي المالية والأدوات والمعدات والموارد وكافة البيانات المرتبطة بالنتائج .
ظروف العمل المادية والمعنوية .
المعلومات الأخرى التي لها علاقة وثيقة بالوظيفة .لإعداد للمقابلة
التأكد من إبلاغ الأفراد الذين سيتم مقابلاتهم بمواعيد وأماكن المقابلات .
اختيار المكان المناسب والمريح لإجراء المقابلة .
التهيئة النفسية والمعنوية للمقابلين بما يؤدي للسيطرة الموضوعية وتنمية التحيز .
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق