تحديد المجموعات الوظيفية
تستدعي
حاجة العمل في كثير من المنظمات إلى تكون مجموعات وظيفية حتى تستطيع تحقيق التوازن
بين متطلبات المنظمة من جهة ومتطلبات الموظفين من جهة أخرى بقصد وضع الرجل المناسب
في المكان المناسب.
كما
أن تكوين المجموعات الوظيفية توفر للمنظمة تدبير احتياجاتها من العمالة المدربة
الكفء في الوقت المناسب داخل المجموعة الوظيفية الواحدة، والقضاء على تكدس العمالة
في مهنة معينة، وفي حين وجود عجز في نفس المجموعة الوظيفية في جهة أخرى.
ويستلزم
لاستخدام المجموعات الوظيفية عمليا أن نعرف كيف تنشأ هذه المجموعات وتتكون؟ وقد
تبدو القائمة التي تحتوي على مهن المجموعة الواحدة مقنعة وتفي بالغرض، إلا أنه يجب
ألا يغيب عن بالنا أن الأعمال تتفاوت من منظمة إلى أخرى، وأن المجموعة لا تنشأ على
أساس من تحليل العمل الكامل لوظائف المهنة، ولذل يجب أن تعتبر المجموعة المهنية
معلومات مهنية عامة تشير باقتراحات معينة تساعد على الاختبار المهني والترقي وما
إلى ذلك.
ما
هي المجموعات الوظيفية؟
نستطيع
أن نعرف المجموعات الوظيفية بأنها مجموعة الوظائف التي تزاول نشاطًا في أعمال
متماثلة، أو متجانسة، أو مترابطة فمثلا وظائف إدارة التخطيط الوظيفي وإدارة
التطوير الوظيفي تعتبر مجموعات وظيفية واحدة يسهل التنقل بين وظائفها المختلفة
سواء بالنقل أو الإحلال.
كما
ترجع أهمية تكوين المجموعات الوظيفية إلى تحقيق الأهداف التالية:
1- تحقيق المسارات الأفقية والرأسية للعاملين
على أسس عملية وسليمة داخل المجموعة الوظيفية الواحدة، أو مجموعة وظيفية معينة إلى
مجموعة وظيفية أخرى متقاربة.
2- سهولة وضع أهداف مناسبة لكل وظيفة واحدة،
أو التنقل بين المجموعات المختلفة.
3- سهولة التخطيط للقوى العاملة.
4- سهولة تحديد جوانب الضعف أو القوة
المختلفة للمجموعة الوظيفية الواحدة.
5- حسن استغلال الموارد البشرية بالمنظمة
بمعنى ألا تقوم إحدى الإدارات بتعيين موظفين جدد في حين وجود فائض من الموظفين
بنفس المجموعة المهنية الواحدة.
6- إن مفهوم المجموعات الوظيفية أو المهنية
له أهميته في وضع سياسات الأفراد والاختيار لمجموعة من الوظائف ذات العناصر أو
الخواص المشتركة مثل سياسات الترقي والتنقل.
7- تستخدم المجموعات الوظيفية في التحويل من
وظيفة إلى أخرى تتفق مع قدرات الموظف.
8- عند تكوين المجموعات الوظيفية، يجب
الاهتمام بمعرفة الخواص المشتركة وتصنيفها ووضعها في فئات متكاملة ومقارنتها بعضها
ببعض.
3-
أسس تكوين المجموعات الوظيفية:
1- البيانات المطلوبة لتكوين المجموعات
الوظيفية:
أ- نظام ترتيب الوظائف بالمنظمة.
ب- استمارات تحليل الوظائف بالإضافة إلى.
ت- بطاقات وصف الوظائف.
ث- اختصاصات كل تقسيم تنظيمي.
ج- القوانين واللوائح المعمول بها بالمنظمة.
ح- الأجهزة والمعدات والمواد المستخدمة.
خ- أي بيانات أخرى.
2- عند تكوين المجموعات الوظيفية، يجب معرفة
الخواص اللازم اعتبارها في المهن المختلفة، مع مراعاة تنظيم هذه الخواص وتنسيقها
وتصنيفها بطريقة تساعد على التحقق من المهن المختلفة وتنظيمها في فئات ومقارنتها
ببعضها.
3- تحديد درجة الترابط بين الوظائف المختلفة
بناء على الأسس التالية:
أ- الترابط بين الوظائف في واجبات ومهام
(الوصف الوظيفي).
ب- الترابط بين الوظائف في التبعية لنطاق
إشراف واحد "الخبرة" (مثل مدير التصميم التنظيمي ومدير تقييم الوظائف
ومدير التوظيف، يجمع بينهم نطاق إشراف واحد هو مدير إدارة تخطيط القوى العاملة).
ت- الترابط بين الوظائف في المعرفة النظرية
والعملية الواحدة "التعليم".
ث- الترابط بين الوظائف في القدرات والسمات
المشتركة "المهارات الفردية".
ج- الترابط بين الوظائف في الأجهزة والمعدات
والمواد المستخدمة.
4- اعتبارات تحديد درجات الترابط بين الوظائف
المختلفة:
أ- عند إنشاء المجموعات الوظيفية تقدر درجة
الروابط بين مهن العائلة الواحدة، ويلاحظ أن المهن المتطابقة الخواص هي التي نجد
لبنودها أهمية ودلالة واحدة، ويلي ذلك المهن المتشابهة البنود مع بعض التنوع في
الأهمية والدلالة وهكذا تتدرج درجة الترابط بين المهن.
ب- يعتبر بند الواجبات المشتمل عليها العمل
الذي يعبر عنه بالأفعال الحركية من أقوى البنود من حيث الرباط، والمقصود بذلك هو
أنه في حالة تصنيف المهن على أساس واجبات العمل فإنها تبدو أكثر تجانسًا مما لو
صنفت على أساس أية خواص أخرى، ولذا فإن البند الذي يساعد على فرز المهن الأكثر
ترابطًا هو بند الواجبات القائم عليه العمل، ثم يلي ذلك البنود الخاصة بالآلات
والأدوات والخامات المستخدمة.
ت- أن العناصر المشتركة التي تحدد المجموعات
أو العوائل الوظيفية قد تتغير لتلاءم الاحتياجات الوظيفية، ويستفاد من المجموعات الوظيفية
في اكتساب الخبرات المتخصصة من خلال التنقل الأفقي لزيادة المهارات والخبرة
العملية التي تساعد على تنمية العاملين وتساهم في تحسين أداؤهم وزيادة قدراتهم
لتولي المناصب أو الوظائف الأعلى (التدرج الرأسي) بكفاءة وفاعلية.
ث- يجب ألا يغيب عن أذهاننا أن الوظائف
والمهن والأعمال تتفاوت من منظمة لأخرى، وعند تكوين المجموعات الوظيفية أو المهنية
يجب معرفة الخواص اللازمة، وتنظيم هذه الخواص وتنسيقها وتصنيفها بطريقة تساعد على
التحقق من الوظائف أو المهن المختلفة وتنظيمها في فئات ومقارنتها ببعضها البعض،
ونجد أن تصنيف الوظائف أو المهن على أساس واجبات العمل تبدو أكثر تجانسًا عما لو
صنفت على أساس أي خواص أخرى.
5- تكوين المجموعات العريضة والنوعية
والتخصصية للوظائف المختلفة:
إن
تحديد وتعريف هذه المجموعات لم يكن وليد اجتهادات شخصية، بل هي نتاج دراسة مستفيضة
وقائمة على مجموعة من الأسس هي:
أ- الأخذ بمبدأ التوسع في التخصص الوظيفي دون
الإفراط أو الإمعان فيه، والذي لا تتطلبه طبيعة الأعمال.
ب- أن تكون كافة الأعمال التي تزاولها وظائف
كل مجموعة نوعية معبرة عن طبيعة متجانسة ومتكاملة، ويتطلب لشغلها أساسًا تأهيلًا
علميًّا معينًا، إلى جانب توافر الخبرة النوعية بما يؤدي إلى معاملتها معاملة
وظيفية واحدة.
ت- مدى توافر المعاهد العلمية التي تقوم
بتخريج الأعداد المتخصصة في مجال عمل المجموعة بما يسمح بتكوين المجموعات
المتكاملة ويضمن لها الاستمرار والبقاء.
ث- إيجاد الفوارق بين المجموعات المختلفة عند
تعريفها بما يمنع الخلط أو التداخل بين كل مجموعة وأخرى مثل وضع الفوارق بين
الأعمال الفنية والأعمال الحرفية والأعمال الطبيعية التخصصية.
تكوين
المجموعات العريضة:
وتصنيف
الوظائف هو الإطار العريض الذي ينظم المجموعات النوعية التي تزاولها أنشطة في
ميادين متماثلة أو متجانسة أو مترابطة من الأعمال.
فيمن
أجل وضع نظام ترتيب للوظائف سليم لا بد من تحديد وتعريف المجموعات العريضة التي
تصنف فيها الوظائف المختلفة في المنظمة.
مثال
التقسيم للمجموعات العريضة:
§
مجموعة
وظائف الإدارة العليا.
§
المجموعة
التخصصية لوظائف التسويق.
§
المجموعة
التخصصية لوظائف المالية.
§
المجموعة
التخصصية لوظائف الموارد البشرية.
§
المجموعة
التخصصية للوظائف القانونية.
§
المجموعة
التخصصية لوظائف الأمن.
§
مجموعة
الوظائف المكتبية.
§
مجموعة
الوظائف الحرفية.
§
مجموعة
وظائف الخدمات المعاونة.
مثال
2 المجموعات العريضة للأنشطة:
§
المجموعة
العريضة للتخطيط والمعلومات والمهندسين.
§
المجموعة
العريضة للتسويق.
§
المجموعة
العريضة للتنسيق.
§
المجموعة
العريضة للموارد البشرية.
§
المجموعة
العريضة للمالية والإدارية.
تكوين
المجموعات النوعية:
هو
تقسيم نوعي للمجموعات العريضة "تقسيم النشاط الرئيسي حسب النوع".
مثل
تقسم المجموعة العريضة للمالية والموارد البشرية والإدارية إلى المجموعات النوعية
التالية:
§
المجموعة
النوعية للميزانية والرقابة المالية.
§
المجموعة
النوعية للحسابات.
§
المجموعة
النوعية للخزانة.
§
المجموعة
النوعية لشؤون العاملين.
§
المجموعة
النوعية للشؤون الإدارية.
§
المجموعة
النوعية للتنمية والتدريب.
§
المجموعة
النوعية للأمن الصناعي.
تكوين
المجموعات الفرعية (هو تقسم فرعي للمجموعات النوعية حسب التخصص في العمل) مثل
تقسيم المجموعة النوعية للتسويق إلى المجموعات الفرعية التالية:
§
المجموعة
الفرعية لدراسات السوق.
§
المجموعة
الفرعية للأبحاث التسويقية.
§
المجموعة
الفرعية لدراسة أذواق العملاء.
§
المجموعة
الفرعية للمعلومات والبيانات.
وتتبع
نفس الخطوات السابقة عند تكوين المجموعة الوظيفية داخل أي تقسيم تنظيمي بالمنظمة.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق