تحديد الأهداف :
إن الخطوة الأولى في عملية التخطيط هي تحديد الأهداف الأساسية التي ينبغي أن توجه إليها كل الجهود في المنظمة خلال فترة الخطة ، وذلك من أجل تحديد أنسب الطرق للوصول إلى ذلك في ضوء ما يمكن تدبيره من موارد وإمكانيات .
تعريف الأهداف :
ويمكن تعريف الأهداف بأنها الغايات أو النتائج النهائية التي تخطط المنظمة في السعي إلى تحقيقها .
تعدد الأهداف :
إن أي منظمة مهما كان حجمها أو نوع نشاطها لا يحكم سلوكها هدفا وحيدا بل لابد أن يكون لها أكثر من هدف إذا أرادت أن تضمن لنفسها البقاء والاستمرار . ويرى " بيتر دراكر " أن هناك على الأقل ستة أنواع من الأهداف على المستوى الكلي للمنظمة تشمل :
الاستمرار في السوق .
التطوير والتجديد .
الحصول على الموارد المادية والبشرية .
تحقيق مستوى عالي من الكفاءة والإنتاجية .
الربحية .
المسئولية الاجتماعية .
الشروط الواجب توافرها في صياغة الأهداف :
الصياغة المكتوبة للأهداف :
فالحرص على وضع الأهداف بشكل مكتوب يجعلها واضحة ومحددة ويحميها من مخاطر النسيان ، وينبغي أن يراعى في كتابتها البساطة والوضوح حتى يسهل فهمها .
أن تكون واقعية ممكنة التحقيق :
بمعنى أن تكون في حدود الإمكانيات المادية والبشرية المتاحة وليست مجرد أهداف خيالية .
أن تكون قابلة للقياس الكمي :
وذلك يسهل من مهمة تجزئتها والتخطيط الدقيق لتنفيذها والرقابة عليها .
ربطا لأهداف بمواعيد إنجاز محددة :
وذلك تفاديا لمخاطر التأجيل أو التراخي أو الإهمال كليا أو جزئيا لبعض الأهداف .
ينبغي أن تكون الأهداف منسجمة :
بمعنى أن تكمل بعضها البعض سواء على المستوى الكلي أو الجزئي .
جمع المعلومات والتنبؤ :
يقصد بالتنبؤ محاولة التعرف على ما سيحدث من تغيرات في البيئة المحيطة بالمنظمة سواء البيئة الخارجية والمتمثلة في البيئة العامة وبيئة العمل أو البيئة الداخلية وذلك من أجل وضع الفروض التي ترى الإدارة أنها مناسبة وتعبر عن توقعاتها لظروف المستقبل ، وإمداد المخطط بالمعلومات اللازمة .
تحديد البدائل :
يقوم المخطط بوضع البدائل المتوقعة التي من خلالها يستطيع أن يحقق الهدف وتتمثل المهمة الإدارية هنا في الاختيار بين تلك البدائل ، وتخفيض عدد البدائل حتى يمكن تحليلها وتقيمها بشكل موضوعي .
تقييم البدائل :
يجب تحديد المعايير والمقاييس التي يتم من خلالها تقييم البدائل ، وتحديد أوزان لكل معيار بحيث يتم التوصل لمزايا وعيوب كل بديل .
لذلك فإن البديل المقترح والقابل للتطبيق يجب أن يتوفر به عدة خصائص ومعايير من أهمها :
الواقعية :
يجب أن يتميز البديل بالواقعية ، فيجب أن يكون مرضيا لجميع الفئات وعادلا وواقعيا فيراعى القوانين ، ويتكيف مع حاجات مختلف الأطراف التي وضع من أجلها .
إمكانية التحقيق :
يجب أن يتسم البديل بأن يكون عمليا وممكنا وأن يكون فرصة نجاحه في التطبيق ملائمة .
الكفاءة :
يجب أن يتصف البديل بالكفاءة ، بمعنى أن تطبيقه يؤدي إلى حسن استثمار الموارد بأقصى كفاءة ممكنة بما يحقق الأهداف المرغوبة .
اختيار لبديل المناسب :
كلما توافرت دراسات ومعلومات مفصلة عن البدائل المقترحة ، كلما كان الاختيار من بينها أفضل وأسهل. ولاشك أن لكل بديل مزاياه وعيوبه . وهنا يقرر المسئولين اختيار البدائل التي يكون مزاياه أفضل من عيوبها. وعندما يتم اتخاذ القرار باختيار البديل ، فإن هذا البديل المختار سوف يعتبر بمثابة الإطار الذي سيتم في ضوئه وضع الخطط الرئيسية والفرعية لمختلف أوجه النشاط بالمنظمة. وبالتالي تحديد السلطات والمسئوليات للأفراد وإعلامهم بذلك .
وضع الخطة :
بعد أن يتم اختيار البديل الأفضل يتم وضع الخطة والتي تشمل على الأهداف والموارد وتوقيت التنفيذ ثم القائمين بعملية التنفيذ .
وهكذا يتضح أن الخطة التشغيلية يجب أن تشمل على ما يلي :
الهدف : النتيجة المراد تحقيقها من الخطة .
الأفراد : تحديد من سيقوم بالأعمال ، والمسئوليات والواجبات .
التوقيت : تحديد متى سيتم التنفيذ ( المدى الزمني للتنفيذ ) .
التكلفة : تحديد تكلفة عمليات التنفيذ ( الإمكانيات المالية المطلوبة ) .
الإجراءات : تحديد إجراءات التنفيذ والرقابة .
تطبيق الخطة :
يتم في هذه الخطوة التطبيق العملي للخطة ، حيث يبدأ كل فرد في أداء مهام عمله ، وتوزع الموارد على الإدارات والأقسام حسب المخطط لها وتبدأ العمليات الإدارية والرقابة لتكوين منتجات المنظمة .
تعديل الخطة :
إن التخطيط عملية مستمرة ، لذلك يجب على المديرين دائما أن ينظرون إلى الأداء الفعلي ومقارنته بالأداء المخطط ، وبناء عليه يصدرون القرارات المعدلة للخطة ، وإتباع مبدأ مرونة الخطة وذلك عندما تتغير الظروف المحيطة بالمنظمة ، فيجب على المديرين تعديل الخطط وفقا للتغير الذي حدث .
عناصر التخطيط :
هناك مجموعة من العناصر الأساسية التي يكون لكل منها دور محدد في عملية التخطيط الشامل ،
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق