الإجراءات

تشمل إجراءات العمل تفاصيل أكثر تحديدا من تلك التي تتضمنها السياسات ، لذلك فإن الإجراءات تتضمن الوصف الخاص بكيفية تنفيذ كل مجموعة من أنشطة العمل ، وزمن التنفيذ ، والمسئول عن التنفيذ .
لذلك يمكن تعريف الإجراء " هو مجموعة من الخطوات المتتابعة المرتبة الواجب الالتزام بها عند إنجاز عمل معين في ظل سياسة محددة " .
وتختلف السياسات عن الإجراءات ، حيث أن السياسات تمثل مرشدا للتفكير عند اتخاذ القرارات ، أما الإجراءات فإنها تحدد الخطوات التفصيلية للطريقة التي يتم بها تنفيذ الأعمال .
وتتميز الإجراءات بمجموعة من الخصائص هي :
المساهمة في تحقيق أهداف المنظمة .
المساهمة في اتخاذ القرارات بدقة وسرعة .
ينبغي تحليل الإجراءات لمنع التداخل والازدواج والتعارض فيما بينها .
قابليتها للتبسيط والتطوير .
أن تكون واضحة ومفهومة وممكنة التطبيق للأفراد .
أن تكون فعالة من حيث التكاليف مقابل العائد .
بيان الحدود الزمنية لكل خطوة من خطوات الإجراءات لضمان تحقيق النتائج المرغوبة .
التطبيق الثابت والمنسق الذي يضمن إجراء تنفيذ قياسية .
وتقسم الإجراءات إلى أقسام حسب طبيعة العمل فيمكن أن نجد :
الإجراءات المالية .
الإجراءات المتعلقة بالأفراد .
إجراءات الشراء .
إجراءات الإنتاج .
مفهوم تبسيط الإجراءات :
يقصد بها زيادة فاعلية الخطوات الإجرائية عما كانت عليه عند وضعها وذلك للاستخدام الأمثل للموارد المتاحة ، ويتم تبسيط الإجراءات عن طريق رسم تسلسل الخطوات الخاصة بعمل معين ، وبعد تحليلها وتقييمها يتم التبسيط وفقا لما يلي :
دمج بعض الخطوات في خطوة واحدة .
إعادة ترتيب بعض الخطوات لضمان التسلسل المنطقي للخطوات السابقة .
حذف بعض الخطوات غير الضرورية .
المقصود بلائحة الإجراءات :
تعتبر لائحة الإجراءات من أهم وثائق التخطيط ، حيث يجب أن تكون مكتوبة ، وذلك بهدف الرجوع إليها عند الاختلاف على تفسيرها أو تطبيقها ، كما أن اللائحة تساعد على سرعة إعادة تبسيطها إذا لزم الأمر .
* مزايا الإجراءات :
تحقق الإجراءات السليمة عدد من المزايا أهمها :
توحيد طريقة العمل ، حيث يصبح أسلوب العمل واحد على مستوى المنظمة ككل .
تحقيق التكامل في العمل ، وعدم إهمال جزء من العملية بغير إنجاز .
إمكانية اكتشاف مواطن الخلل والاختناقات في العمل ، والتعرف على أسبابها لتجنبها .
سرعة إنجاز الأعمال وتوفير الوقت والجهد .
* مشكلات الإجراءات :
على الرغم من المزايا السابقة ، إلا أن الإجراءات قد تثير بعض المشكلات أهمها :
رتابة العمل واعتياد العامل عليه ، فقد لا يستطيع الانتقال إلى عمل آخر ، وقد يضيع على فرص الترقي .
تجعل العنصر البشري كالآلة ، فتلغى شخصيته ولا تترك له الفرصة لممارسة الحرية في أداء عمله بالطريقة التي ترضيه .
يتضح من العرض السابق ، أن مزايا الإجراءات قد تفوق عيوبها إلى حد كبير ، ومن الممكن التغلب على هذه المشكلات بأن تتيح للعامل فرصة الانتقال بين عدة أعمال كل فترة ، وأن تتاح له الفرصة للابتكار والتجديد .