التخطيط الاستراتيجي :
يهتم التخطيط الاستراتيجي بالشئون العامة للمنظمة ككل . ويبدأ التخطيط الاستراتيجي ويوجه من قبل المستوى الإداري الأعلى ولكن جميع المستويات الإدارية يجب أن تشارك فيها لكي تعمل ، وغاية التخطيط الاستراتيجي تتمثل في :
إيجاد خطة عامة طويلة المدى تبين المهام والمسئوليات للمنظمة ككل .
إيجاد مشاركة متعددة المستويات في العملية التخطيطية .
تطوير المنظمة من حيث تألف خطط الوحدات الفرعية مع بعضها البعض .
التخطيط التكتيكي :
يركز التخطيط التكتيكي على تنفيذ الأنشطة المحددة في الخطط الإستراتيجية على مستوى الإدارة الوسطى . وهذه الخطط تهتم بما يجب أن تقوم به كل وحدة من المستوى الأدنى ، وكيفية القيام به ، ومن سيكون مسئولا عن إنجازه . فالتخطيط التكتيكي ضروري جدا لتحقيق التخطيط الاستراتيجي . حيث أن المدى الزمني لهذه الخطط أقصر من مدى الخطط الإستراتيجية ، كما أنها تركز على الأنشطة القريبة التي يجب إنجازها لتحقيق التخطيط الاستراتيجيات العامة للمنظمة .
التخطيط التنفيذي :
يستخدم المدير التخطيط التنفيذي لإنجاز مهام ومسئوليات عمله . ويمكن أن تستخدم مرة واحدة أو عدة مرات . الخطط ذات الاستخدام الواحد تطبق على الأنشطة التي تكرر . كمثال على الخطط ذات الاستخدام الواحد خطة الموازنة . أما أمثلة الخطط مستمرة الاستخدام فهي خطط السياسات والإجراءات .
ثانيا : التقسيم تبعا لمدى شمول التخطيط :
الخطط القومية :
وتمثل تلك الخطط التي تضعها الدولة لسنة أو لعدة سنوات قادمة وتهدف إلى تحقيق المصلحة العامة .
خطط الأعمال :
وتشير إلى الخطط التي تضعها منظمات الأعمال سواء طويلة المدى أو قصيرة المدى ، وتهتم بالنشاط في المنظمات القائمة أو المشروعات الجديدة .
ثالثا : تقسيم الخطط تبعا للمدى الزمني :
خطط طويلة الأجل :
وعادة تستغرق ما بين خمس إلى عشر سنوات أو أكثر ، وقد يطلق عليها البعض التخطيط الاستراتيجي وتضعها الإدارة العليا .
خطط متوسطة الأجل :
وتتراوح ما بين سنتين أو ثلاثة إلى خمس سنوات ، وقد تكون شاملة لكل أنشطة المنظمة .
خطط قصيرة الأجل :
وتتراوح مدتها من سنة إلى أقل ، وغالبا ما تضعها الإدارة التنفيذية .
رابعا : تقسيم الخطط وفقا لمدى تكرارها :
خطة مستمرة :
وتشير إلى الخطة التي توضع ويستمر العمل بها مرة طويلة نسبيا .
خطة مؤقتة :
وتوضع هذه الخطة لإنجاز مهمة محددة في فترة زمنية معينة نتيجة حدوث أمر ما في أحد المجالات في المنظمة .
خامسا : تقسيم الخطط من حيث المركزية :
خطة مركزية :
وهي الخطة التي توضع على مستوى الإدارة العليا وتقوم كل إدارة أو وحدة في المنظمة بتنفيذها في ضوء الخطط العامة للمنظمة .
خطة لامركزية :
وهي خطة كل إدارة أو وحدة ، وتشتق الخطة الفرعية من الخطة المركزية .
المشاركة في التخطيط :
يعتبر التخطيط مهمة أساسية من مهام الإدارة ، فالمدير هو المسئول عن إعداد خطة الوحدة الإدارية ، وهو المسئول عن جودة هذه الخطة ، وتظهر أهمية المشاركة في التخطيط من جانب المستويات الأقل أو الأفراد العاملين في الإدارة في عملية التخطيط .
وتحقق عملية المشاركة في التخطيط المزايا التالية :
تنمية مهارات العاملين في الإدارة على توفير المعلومات ، والقيام بعملية التخطيط مما يساعد على بناء الصف الثاني في الإدارة .
رفع الروح المعنوية للمرؤوسين مما يدفعهم إلى العمل على تحقيق الأهداف بأعلى كفاءة وفعالية ممكنة .
الحماس في عملية تنفيذ الخطط حيث يكون كل فرد منفذ مشترك في وضع هذه الخطط في جميع المستويات مما يضمن أن يكون التنفيذ مطابقا لما هو مخطط له .
الاستفادة من الخبرات الإدارية الفنية في جميع المستويات الإدارية حيث أن لدي كل فرد مهارات ومعارف يمكن استغلالها أثناء القيام بعملية التخطيط .
خطوات التخطيط :
تحديد الأهداف :
إن الخطوة الأولى في عملية التخطيط هي تحديد الأهداف الأساسية التي ينبغي أن توجه إليها كل الجهود في المنظمة خلال فترة الخطة ، وذلك من أجل تحديد أنسب الطرق للوصول إلى ذلك في ضوء ما يمكن تدبيره من موارد وإمكانيات .
تعريف الأهداف :
ويمكن تعريف الأهداف بأنها الغايات أو النتائج النهائية التي تخطط المنظمة في السعي إلى تحقيقها .
تعدد الأهداف :
إن أي منظمة مهما كان حجمها أو نوع نشاطها لا يحكم سلوكها هدفا وحيدا بل لابد أن يكون لها أكثر من هدف إذا أرادت أن تضمن لنفسها البقاء والاستمرار . ويرى " بيتر دراكر " أن هناك على الأقل ستة أنواع من الأهداف على المستوى الكلي للمنظمة تشمل :
الاستمرار في السوق .
التطوير والتجديد .
الحصول على الموارد المادية والبشرية .
تحقيق مستوى عالي من الكفاءة والإنتاجية .
الربحية .
المسئولية الاجتماعية .
الشروط الواجب توافرها في صياغة الأهداف :
الصياغة المكتوبة للأهداف :
فالحرص على وضع الأهداف بشكل مكتوب يجعلها واضحة ومحددة ويحميها من مخاطر النسيان ، وينبغي أن يراعى في كتابتها البساطة والوضوح حتى يسهل فهمها .
أن تكون واقعية ممكنة التحقيق :
بمعنى أن تكون في حدود الإمكانيات المادية والبشرية المتاحة وليست مجرد أهداف خيالية .
أن تكون قابلة للقياس الكمي :
وذلك يسهل من مهمة تجزئتها والتخطيط الدقيق لتنفيذها والرقابة عليها .
ربطا لأهداف بمواعيد إنجاز محددة :
وذلك تفاديا لمخاطر التأجيل أو التراخي أو الإهمال كليا أو جزئيا لبعض الأهداف .
ينبغي أن تكون الأهداف منسجمة :
بمعنى أن تكمل بعضها البعض سواء على المستوى الكلي أو الجزئي .
جمع المعلومات والتنبؤ :
يقصد بالتنبؤ محاولة التعرف على ما سيحدث من تغيرات في البيئة المحيطة بالمنظمة سواء البيئة الخارجية والمتمثلة في البيئة العامة وبيئة العمل أو البيئة الداخلية وذلك من أجل وضع الفروض التي ترى الإدارة أنها مناسبة وتعبر عن توقعاتها لظروف المستقبل ، وإمداد المخطط بالمعلومات اللازمة .
تحديد البدائل :
يقوم المخطط بوضع البدائل المتوقعة التي من خلالها يستطيع أن يحقق الهدف وتتمثل المهمة الإدارية هنا في الاختيار بين تلك البدائل ، وتخفيض عدد البدائل حتى يمكن تحليلها وتقيمها بشكل موضوعي .
تقييم البدائل :
يجب تحديد المعايير والمقاييس التي يتم من خلالها تقييم البدائل ، وتحديد أوزان لكل معيار بحيث يتم التوصل لمزايا وعيوب كل بديل .
لذلك فإن البديل المقترح والقابل للتطبيق يجب أن يتوفر به عدة خصائص ومعايير من أهمها :
الواقعية :
يجب أن يتميز البديل بالواقعية ، فيجب أن يكون مرضيا لجميع الفئات وعادلا وواقعيا فيراعى القوانين ، ويتكيف مع حاجات مختلف الأطراف التي وضع من أجلها .
إمكانية التحقيق :
يجب أن يتسم البديل بأن يكون عمليا وممكنا وأن يكون فرصة نجاحه في التطبيق ملائمة .
الكفاءة :
يجب أن يتصف البديل بالكفاءة ، بمعنى أن تطبيقه يؤدي إلى حسن استثمار الموارد بأقصى كفاءة ممكنة بما يحقق الأهداف المرغوبة .
اختيار لبديل المناسب :
كلما توافرت دراسات ومعلومات مفصلة عن البدائل المقترحة ، كلما كان الاختيار من بينها أفضل وأسهل. ولاشك أن لكل بديل مزاياه وعيوبه . وهنا يقرر المسئولين اختيار البدائل التي يكون مزاياه أفضل من عيوبها. وعندما يتم اتخاذ القرار باختيار البديل ، فإن هذا البديل المختار سوف يعتبر بمثابة الإطار الذي سيتم في ضوئه وضع الخطط الرئيسية والفرعية لمختلف أوجه النشاط بالمنظمة. وبالتالي تحديد السلطات والمسئوليات للأفراد وإعلامهم بذلك .
وضع الخطة :
بعد أن يتم اختيار البديل الأفضل يتم وضع الخطة والتي تشمل على الأهداف والموارد وتوقيت التنفيذ ثم القائمين بعملية التنفيذ .
وهكذا يتضح أن الخطة التشغيلية يجب أن تشمل على ما يلي :
الهدف : النتيجة المراد تحقيقها من الخطة .
الأفراد : تحديد من سيقوم بالأعمال ، والمسئوليات والواجبات .
التوقيت : تحديد متى سيتم التنفيذ ( المدى الزمني للتنفيذ ) .
التكلفة : تحديد تكلفة عمليات التنفيذ ( الإمكانيات المالية المطلوبة ) .
الإجراءات : تحديد إجراءات التنفيذ والرقابة .
تطبيق الخطة :
يتم في هذه الخطوة التطبيق العملي للخطة ، حيث يبدأ كل فرد في أداء مهام عمله ، وتوزع الموارد على الإدارات والأقسام حسب المخطط لها وتبدأ العمليات الإدارية والرقابة لتكوين منتجات المنظمة .
تعديل الخطة :
إن التخطيط عملية مستمرة ، لذلك يجب على المديرين دائما أن ينظرون إلى الأداء الفعلي ومقارنته بالأداء المخطط ، وبناء عليه يصدرون القرارات المعدلة للخطة ، وإتباع مبدأ مرونة الخطة وذلك عندما تتغير الظروف المحيطة بالمنظمة ، فيجب على المديرين تعديل الخطط وفقا للتغير الذي حدث .
عناصر التخطيط :
هناك مجموعة من العناصر الأساسية التي يكون لكل منها دور محدد في عملية التخطيط الشامل ، ومن أهم تلك العناصر :
الأهداف :
هي الغايات أو النتائج النهائية التي تخطط المنظمة في السعي إلى تحقيقها ، وقد سبق التعرض لها عند الحديث عن خطوات التخطيط .
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق