خطوات التنظيم

تمر عملية التنظيم بعدة خطوات هي :
تحديد الأهداف وخطط المنظمة :
تتمثل الخطوة الأولى لعملية التنظيم في تحديد هدف المنظمة ، ومن خلال تحديد الخطط يتم تحديد الأنشطة التي يجب أن تسعى المنظمة لإنجازها .
تحديد الأنشطة الضروري لإنجاز الأهداف :
يجب إعداد قائمة بالمهام الواجب إنجازها ابتداء بالأعمال المستمرة ( التي تتكرر عدة مرات ) وانتهاء بالمهام التي تنجز لمرة واحدة .
تصنيف الأنشطة :
وتتمثل هذه الخطوة في ثلاثة عمليات هي :
فحص كل نشاط تم تحديده لمعرفة طبيعته ( تسويق ، إنتاج ، أفراد ، تمويل ، تسويق ، .... الخ ) .
وضع الأنشطة في مجموعات بناء على هذه العلاقات .
رسم الهيكل التنظيمي الذي يوضح الوظائف ، والسلطات ، والعلاقات .
تفويض السلطات :
يجب أن يقوم المديرين بتفويض السلطة لبعض المرؤوسين والتي تمكن كل فرد من أن يمارس عمله ويقوم بواجباته ، والمسئوليات التي تلقي على عاتقة تجاه الهدف المقرر .
تصميم مستويات العلاقات :
تحدد هذه الخطوة العلاقات الرأسية والأفقية في المنظمة ككل . فالهيكل الأفقي يبين من هو المسئول عن كل مهمة . أما الهيكل الرأسي فيحدد علاقات العمل بين الإدارات العاملة .
تصميم شبكة الاتصال :
يجب ربط جميع أجزاء التنظيم لتعمل جميعها كالفريق الواحد المتماسك ، وفي هذا السبيل تحدد قنوات الاتصال الصاعد والنازل والأفقي .
تجميع الوظائف في أجهزة :
يجب تجميع الأعمال الفردية في عمل اجتماعي واحد تتولاها وحدة إدارية ثم تجميع هذه الوحدات في أقسام ، والأقسام في إدارات ، والإدارات في مراقبات ، والمراقبات في إدارة عامة .
تخصيص الموارد البشرية لإنجاز الأنشطة الأساسية والفرعية :
يجب تحليل قدرات كل شخص مرشح لشغل منصب في التنظيم ، وذلك من حيث مواهبه وخبرته ومهارته ، ووضع كل شخص في العمل الملائم لقدراته وطاقاته .
وضع نظام للرقابة الداخلية :
يجب تحديد إجراءات القيام بكل وظيفة ، ورقابة الوظائف الحساسة ، بحيث تتكرر العملية الواحدة بواسطة جهازين مختلفين ، ثم تقارن النتائج التي يتوصل إليها كل جهاز .
تقيم نتائج التنظيم :
يجب تقييم الوضع الحالي للتنظيم للتأكد من تحقيق الهدف المقرر الوصول إليه واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة لمعالجة حدوث أية انحرافات .
أنواع التنظيم :
أولا : التنظيم الرسمي :
المفهوم : هو الذي يتم عن طريق وعي وإدراك ، مع عقد النية والقصد لتنسيق أوجه النشاط في المنظمة لكي تتمكن من تحقيق أهدافها ، وعلى ذلك فهو يكون محدد المعالم وواضح الشكل .
خصائص التنظيم الرسمي : يتسم التنظيم الرسمي بعدة خصائص من أهمها ما يلي :
تحديد العلاقات الواضحة بين الوحدات الإدارية .
توفير الإمكانات اللازمة والتسهيلات التي يحتاج إليها العمل .
السعي لتحقيق أهداف المنظمة بأقل جهد ووقت وتكلفة .
ثانيا : التنظيم غير الرسمي :
المفهوم :
هو تلك التنظيم الذي لا يقوم على أساس من الوعي والإدراك بالوسيلة التي توصل إلى الهدف ، والتنظيم غير الرسمي غير محدد الشكل ، ونطاقه يتسع أو يضيق وفقا للأحوال ، وقوة تماسكه تختلف في صلابتها .
مصادر التنظيم غير الرسمي :
يوجد ثلاثة مصادر للتنظيم غير الرسمي هي :
الصلة الشخصية :
يتمثل هذا المصدر في العلاقات التي تربط الناس ببعضهم لأسباب متعلقة بأشخاصهم مثل القيم والسلوك والعقيدة .
الصلة الوظيفية :
وهي التي تنشأ بين أحد الأشخاص في تنظيم ما بسبب علاقات عمل مباشرة بينه وبينهم .
مركز النفوذ :
وهي التي تنشأ بين بعض أعضاء الجماعات الذين يتمتعون بنفوذ خاصة يفرضونها على باقي أعضاء الجماعة ، كأن يكون أحدهم قريبا لرئيسها ، أو يتمتع بعلم أو جاه أو مال .
مزايا التنظيم غير الرسمي :
تحقيق التوازن لدى الأفراد في النواحي الاجتماعية والوجدانية .
دعم وسائل الاتصال بحيث تكون أكثر سرعة في الاتصال بمستويات التنظيم الرسمي .
عيوب التنظيم غير الرسمي :
يعد التنظيم غير الرسمي من مصادر الإشاعات التي تضر بمصالح التنظيم الرسمي .
تحمل المنظمة بعض الخسائر نتيجة لقاءات أعضاء التنظيم على حساب وقت العمل .