يعتبر التنظيم العنصر الثاني من عناصر العملية الإدارية أو الوظيفة الثانية من وظائف الإدارة ويعرف التنظيم على أنه عبارةعن
" تلك العملية التي يتم من خلالها تحديد وتجميع أوجه النشاط والأعمال اللازمة لتحقيق أهداف المنظمة ، وتحديد الأفراد الذي سيعملون معا لتحقيق أهداف معينة ، وتنسيق وترتيب جهودهم للوصول إلى الهدف بدون تضارب ، وتوفير كافة الظروف البيئية والموارد والاحتياجات التي تكفل سير العمل دون معوقات ، وكذلك تحديد السلطة وتوزيع المسئولية " .
أهمية التنظيم :
إن عملية لتنظيم لها أهمية خاصة في منظمة الأعمال ، وذلك لأنها تهتم بالعناصر التالية :
يساعد التنظيم السليم في تحديد علاقات المنظمة تحديدا واضحا ، حيث أن كل عضو في التنظيم يعرف مكانه وعلاقته التنظيمية برؤسائه أو مرؤوسيه .
عدم الازدواج في العمل من خلال التنظيم الفعال .
يساعد على تدفق العمل وتسلسله حيث يزود العاملين بالإرشادات الخاصة بأداء العمل ، وتحديد قنوات الاتصال وغيرها .
الاستغلال الكفء للإمكانيات المتاحة ، والحصول على أقصى طاقة إنتاجية .
تحقيق التعاون والانسجام بين الأفراد والجماعات .
خصائص التنظيم الجيد :
هناك بعض الخصائص والصفات التي تميز الجيد منها :
مبدأ وحدة الأمر : يجب أن لا يتلقى الفرد في التنظيم الأوامر من أكثر من شخص وذلك لأن الفرد لا يستطيع أن يستجيب للأوامر الصادرة من رئيسين أو أكثر .
مبدأ التسلسل الهرمي :
ويقصد به أن يتضمن التنظيم تسلسلا وظيفيا يوضح العلاقة بين الرؤساء والمرؤوسين .
مبدأ تكافؤ السلطة والمسئولية : يجب اقتران السلطة بالمسئولية تناسبها .
مبدأ نطاق الإشراف : يجب أن يحدد التنظيم عدد الأفراد التابعين لمدير معين متناسبا مع قدرات المدير .
تجنب الازدواج : إن الازدواج في الأعمال ، بمعنى تكرارها بواسطة أشخاص متعددين ، يؤدي إلى إرباك العمل ، ويتيح الفرصة للتهرب من المسئولية بإلقائها على الآخرين .
توزيع الواجبات : يجب مراعاة الطاقة البشرية في توزيع الواجبات .
تفويض السلطة : وتعني قيام المدير بتفويض بعض من سلطاته إلى عدد من مساعديه ، لتخفيف عبء العمل عن كاهله وتفرغه للمسائل الهامة .
الاتصالات : يجب أن يتضمن التنظيم الجيد شبكة اتصالات واضحة تضمن سير المعلومات من أدنى المستويات إلى المستويات العليا بسرعة ، ودون عوائق .
المرونة : فالتنظيم الجيد هو الذي يقبل التعديل ، وإعلام الشخص المعني بهذا التغيير .
استقرار التنظيم : يجب ألا يجرى تعديل أساسي في التنظيم ، إلا إذا كان لذلك أسباب تبرر ما يبذل من جهود ووقت ومال في التعديل أو إعادة التنظيم .
مبدأ التنسيق : يجب أن تكون أهداف كل مدير متناسقة مع أهداف المديرين الآخرين .
التعيين : التنظيم الجيد هو الذي يراعي وضع الرجل المناسب في المكان المناسب .
مزايا التنظيم :
إذا توافرت خصائص التنظيم الجيد في أي تنظيم ، فإنها تحقق العديد من المزايا :
توضيح بيئة العمل : حيث أن كل شخص يعلم ماذا يفعل ، بالإضافة إلى تحديد المهام والمسئوليات لكل فرد ، والاستخدام الأمثل للقوى البشرية والمواد ، والمعدات .
تنسيق بيئة العمل : ينتج عن التنظيم الجيد إزالة العقبات ، وتطوير الروابط بين وحدات العمل المختلفة مما يؤدي إلى التنسيق الجيد لبيئة العمل .
سرعة اتخاذ القرارات : حيث أن العلاقات الرسمية بين الرئيس والمرؤوس تتيح انتقال الأوامر بشكل نرتب ، واتخاذ القرارات بسهولة وبسرعة .
التعاون والانسجام بين الأعضاء : فالتنظيم الجيد يعمل على تجنب التضارب والاحتكاك الذي يضر بصالح العمل .
تحسين سمعة المنظمة : فالتنظيم الجيد يؤدي إلى إكساب المنظمة سمعة طيبة .
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق