تحديد التوقعات والأهداف الإدارية

تحديد التوقعات والأهداف الإدارية

تعتبر الأهداف والتوقعات التي تضعها الإدارة هي الأساس الذي تبنى عليه جميع الأنشطة والوظائف في المنشأة وكلما كانت الأهداف والتوقعات واضحة ساعد ذلك على نجاح المنشأة في تحقيق هذه الأهداف. ويجب أن تتصف الأهداف بالواقعية وإمكانية التحقيق في ضوء القيوم والمحددات والتي تتمثل في إمكانيات المنشأة المتاحة من مصادر وأموال وأفراد.

ويتم تصميم الاستراتيجية الإدارية في ضوء الأهداف والتوقعات الإدارية بطريقة يمكن من خلالها تحقيق هذه الأهداف والأغراض ويتطلب هذا تعريف الأهداف تعريفًا دقيقًا وواضحًا من المستوى الاستراتيجي حتى يمكن اتخاذ القرارات الاستراتيجية بدقة وتحديد الطرق والسبل التي سوف توصل إلى هذه الأهداف.

وتستخدم هذه الأهداف كنهايات تشير إلى مدى تحقيق الأداء في المنشأة ومدى قيام العاملين بأداء واجبات وظائفهم وتحقيقهم للنتائج المرغوبة.

. ويتم اختيار الاستراتيجية في ضوء توقعات الائتلاف والمقصود بالائتلاف هنا المنافع التي تكون متوقعة من المجتمع والعملاء والمساهمين والعاملين نتيجة قيام المنشأة بتأدية المنافع التي تكون متوقعة من المجتمع والعملاء والمساهمين والعاملين نتيجة قيام المنشأة بتأدية نشاطها ويتكون هذا الائتلاف من مجموع أفراد المجتمع الذي يتوافر لديهم توقعات معينة من المنشأة وقد يكون الائتلاف مجموعة من المديرين أو المساهمين أو المؤسسات المالية أو المصالح الحكومية وكل منهم له توقع يختلف عن الآخر ويجب أن يتم تحديد الاستراتيجية التي سوف تطبق في المنشأة في ضوء كل هذه التوقعات.

وبعد تحديد الاستراتيجية التي سوف تطبق يتم اتخاذ القرار الاستراتيجي في ضوء البنيان الأساسي للمنشأة ومدى قوة هذه البنيان ودرجة ملائمة هذا البنيان لتنفيذ الاستراتيجية وتحديد التوقعات التي سوف تحدث من هذا القرار الاستراتيجي وبعدها يتم تحديد وضع أهداف المنشأة في ضوء هذه التوقعات.

وبعد تحديد الأهداف على مستوى المنشأة والتي تمثل الأساس الذي بموجبه يمكن التعرف على مدى النجاح أو الفشل الذي تحققه في أداء أنشطتها بوجه عام. ويتم تقسيم هذه الأهداف إلى أهداف فرعية على مستوى الإدارات والأقسام حسب قدراتها وإمكانيات كل قسم من الأقسام ودرجة إسهام كل قسم وكل وظيفة في تحقيق الهدف الكلي للمنشأة، ويتم القيام بعمل هذا التقسيم على الوجه الآتي:

1-    المقدمة:

وهي تمثل الأهداف العامة على مستوى المنشأة وتتم صياغة المهمة من واقع ما هو المراد تحقيقه من المنشأة ويتم وضع الأهداف انبثاقا عن المهمة التي تمت صياغتها وفي ضوء هذه الأهداف يتم وضع الاستراتيجية العامة للمنشأة والتي تتصف بأنها مفتوحة حتى يمكن القيام بالتعديل فيها عند حدوث تغيرات، وغالبًا ما تكون شفهية وغير مكتوبة، وبالتالي فيجب أن تكون مرنة.

2-    الأهداف الإدارية:

وتمثل الأهداف الإدارية مستوى أقل من المهمة وغالبًا ما تتم ترجمة هذه الأهداف في صورة تعبير وظيفي فقد يكون هذا التعبير متمثلًا في حجم معين من المبيعات مطلوب تحقيقه أو مستوى محدد من الأرباح أو معدل نمو، وهناك بعض الأهداف الإدارية التي يصعب ترجمتها بصورة رقمية مثل درجة التقدم التكنولوجي المطلوب تحقيقها ولكن مثل هذا الهدف يمكن ربطه بمؤشرات معينة تدل عليه فإذا ما تحققت هذه المؤشرات تحقق الهدف.

ويتم وضع الأهداف الإدارية بطريقة نابعة عن المهمة وتوصف هذه الأهداف وصفًا دقيقًا ويتم تدريج هذه الأهداف إلى المستوى الأقل وكل مستوى يقوم بصياغة أهداف المستوى الأقل منه إلى أن نصل إلى أدنى مستوى، فمثلًا قد يكون الهدف الإدارية موضوعًا من المركز الرئيسي ويتم تقسيمه على أساس الفروع بحيث يتم حديد نصيب كل فرع من هذا الهدف ثم على مستوى الوحدة في كل فرع.

3-    الأهداف على مستوى الوحدة:

تتفرع هذه الأهداف من الأهداف الإدارية وترتبط بالأفراد أو على مستوى القسم في حالة وجود عمل جماعي وصعوبة تحديد هدف فردي، وقد تكون هذه الأهداف كمية ومالية أو عددية وتتميز هذه الأهداف بأنها عندما توضع على مستوى العمليات تكون أكثر تفصيلًا، وقد تكون هذه الأهداف متعلقة بالنواحي الآتية:

درجة السيولة- هامش الربح – مستوى الأسعار- حجم السوق، والأهداف تكون متعددة على مستوى الوحدة أي أن هناك أكثر من هدف فرعي لكل قسم أو فرد أو وظيفة وذلك لأن الوحدة أو القسم تمثل أكثر نشاط وأكثر من وظيفة.

وقد تتغير الأهداف مع التغيرات البيئية المحيطة ولذلك من المفضل أن تكون هذه الأهداف مرنة ومفتوحة بحيث يمكن تعديل هذه الأهداف في ضوء التغيرات التي تحدث في البيئة المحيطة بالمنشأة، وتعتبر الأهداف المطلوب تحقيقها والموصوفة بطريقة دقيقة الأساس في تحديد نوعية العاملين الذين يتم تعيينهم وتحديد أنواع الوظائف اللازمة لإنجاز هذه الأهداف وفي تصميم العمل المناسب وإضفاء السمة على المنشأة ككل حيث أنه بإنجاز وتحقيق هذه الأهداف تنجز المهمة الإدارية للمنشأة وتتحقق توقعات المجتمع والمساهمين والعاملين والمديرين.

وفي ضوء الأهداف يتم تحديد الاستراتيجية التي سوف تحقق بتطبيقها هذه الأهداف، وبالتالي فهناك علاقة بين هذه الأهداف وبين الاستراتيجية الإدارية التي يتم اختيارها.