طرق تقسيم العمل

إن تقسيم العمل مبني على المبدأ الكلاسيكي القائل : إن كل وظيفة يجب أن تحوي عملا واحدا للاستفادة من مزايا التخصص الدقيق والتي يمكن إجمالها في :

1-         زيادة مهارة الشخص القائم بالعمل وبالتي سرعة إتمام العمل وارتفاع مستوى جودة الأداء.

2-         إلغاء الوقت الضائع نتيجة التحول من عمل إلى آخر(داخل الوظيفة ذاتها)

3-         إمكان إسناد جزء من أجزاء العمل إلى آلة وذلك في حالة تقسيم العمل إلى أجزائه الأولية.

4-         سهولة الحصول على شخص متخصص وكفء في عمل احد حيث يكون من الصعب نسبيا الحصول على شخص متخصص وكفء في عدة أعمال.

ولكنه يجب الحذر من أنه مادام تقسيم العمل يحقق مزايا التخصص فإنه لابأس من زيادة تقسيم العمل إن الشئ إذا زاد عن حده انقلب إلى ضده.

إن تقسيم العمل يعنى الاعتماد على التخصص حيث يقوم كل شخص بعمل متخصص طبقا لقدراته. إن تقسيم العمل يتطلب بالضرورة وجود سلطة مركزية واحدة للإشراف على أجزاء العمل المتخلفة والتنسيق فيما بينها ولما كان كل شخص لا يستطيع الإشراف إلا على عدد محدود من الأشخاص فإنه من الضروري وجود مشرفين ليشرفوا على المشرفين وبالتالي ينشأ الهرم التنظيمي أو التدرج الرئاسي إلى أن نصل إلى سلطة مركزية واحدة عليا. ونظرا لكبر حجم العمل وتشعبه وكثرة متطلباته فإن الأمر يتطلب وود أجهزة معاونة تعاون  السلطة المركزية سواء بإعطاء المشورة أو بالخدمات المساعدة.

*طريق تقسيم العمل:-

إن تقسيم العمل أو أوجه النشاط يختلف من منظمة ومن ظرف إلى آخر ففي المنشأة الصغيرة حيث تكون العمليات بسيطة نجد أن تقسيمها فى وحدات إدارية عملية سهلة، وكلما كبر المشروع وكثرت السلع التي يتعامل فيها وكثرت المناطق الجغرافية التي يغطها وكثرت المراحل التي تمر بها السلعة، وطال وقت العمل اليومي، وتعددت أنواع العملاء الذين يتعامل المشروع معهم وتعددت مطالب العمال والموظفين والمستهلكين والموردين كان تقسيم العمل في وحدات إدارية عملية شاقة ومعقدة. وعلى هذا يمكن القول بوجود سبع طرق لتقسيم أوجه النشاط المختلفة في وحدات إدارية:

*حسب طبيعة العمل.

* حسب السلعة.

*حسب الموقع.

*حسب المرحلة.

* حسب الوقت.

* حسب نوع العملاء

* طريقة مركبة.

ولكل طريقة من هذه الطرق مزايا وعيوب وعلى المدير أو المنظم أن يختار بينها طبقا لظروف المنشأة أو المنظمة. وسنعالج هذه الطرق المختلفة لتقسيم أوجه النشاط بشكل عام.

*تقسيم العمل على حسب طبيعته:-

تقوم إحدى الشركات بعمليات الشراء والإنتاج والبيع. فيم تقسيم العمليات طبقا لنوعها. فعمليات الشراء في وحدة إدارية أخرى وعمليات البيع فى مجموعة أخرى وهكذا. ونظرا لكبر الأعمال وتشعبها أصبح التنظيم على أساس نوع النشاط شائعا في كثير من منشآت الأعمال.

ومن مزايا هذا التقسيم: التخصص في المعرفة والخبرة والإشراف الكامل على كل نوع من العمليات ومن عيوب هذا التقسيم صعوبة التنسيق في حالة تعدد أنواع السلع التي يتعامل فيها المشروع أو في حالة تعدد المناطق الجغرافية أو في حالة تعدد المراحل التي تمر بها السلعة وكذلك عدم إمكان تحديد المسئولية تحديدا واضحا في حالة تعدد أنواع السلع أو المناطق الجغرافية أو المراحل.

•           تقسيم العمل على حسب السلعة:

في هذه الحالة يتم تقسيم أوجه النشاط المختلفة المتصلة اتصالا مباشرا بالسلعة الواحدة في مجموعة واحدة.

•           تقسيم أوجه النشاط المختلفة على حسب المرحلة:-

فى بعض الشركات الصناعية يتم تقسيم أوجه النشاط المختلفة على حسب وضع المرحلة من مجموع المراحل المطلوب القيام بها لتنفيذ عمل معين ففى مصنع للسيارات يمكن أن يكون هناك إدارة مستقلة لكل مرحلة من مراحل الإنتاج فإدارة تختص بالتصنيع وإدارة أخرى تختص بعمليات التجميع وهكذا.

ومن مزايا هذه الطريقة التركيز على عملية معينة مما يؤدى إلى زيادة التخصص فيصبح المدير ومرءوسوه أكثر خبرة بالعمل الذي يقومون به. كما يسهل ذلك أيضا في عملية الإشراف.

ومن عيوب هذا التقسيم صعوبة التنسيق بين المراحل المختلفة فالإدارة الأولى التي تتولى مرحلة معينة يجب أن تنتج الكميات المطلوبة بالنوع المطلوب في الوقت المطلوب بالنسبة للمرحلة الثانية وإذا حدث أي خطأ لأي سبب كان توقف الإنتاج كلية في المرحلة الثانية هكذا.

* تقسيم أوجه النشاط المختلفة على حسب الوقت:-

عندما يزيد وقت العمل عن الوقت العادي يمكن أن تقسم أوجه النشاط المختلفة على أساس الوقت كما في حالة الشركة التي تعمل فترة إضافية بجانب الفترة النهارية وتقسيم أوجه النشاط المختلفة على حسب الوقت يوجد أيضا في الخدمات العامة فدى الهيئات الحكومية (البريد- البرق- الهاتف – المطافئ- المستشفيات .......) وأوجه النشاط المختلفة فى الفترة الإضافية قد تكون ممائلة تماما للفترة الأساسية وفى هذه الحالة يكفى وجود المشرفين المباشرين للتأكد من سير العمل دون الحاجة إلى وجود المديرين في المستويات الوسطي والعليا. وهذه هي أهم المشاكل الرئيسية في تقسيم العمليات على حسب الوقت . وبمعنى آخر يقابل المديرين السؤال الآتي : إلى أي مدى يكون العمل الإضافي مستقلا استقلالا تاما عن العمل الأصلي؟ وماهى العلاقات التي يجب أن تنشأ بين المديرين وبين المشرفين المباشرين في الأعمال الإضافية؟.

•           تقسيم أوجه النشاط المختلفة على حسب نوع العملاء:

يظهر هذا النوع بشكل خاص في متاجر الأقسام حيث يكون متجر الدور الأرضي مثلا منفصلا إداريا عن المتجر الأساسي حيث يعتمد المتجر الأول على نوع من العملاء يختلف تماما عن النوع الثاني وغالبا ما يكون المتجر الأول مهيئا للعملاء الذين يبحثون عن الأسعار المنخفضة في حين أن المتجر الأساسي مهيأ للعملاء الذين يبحثون عن الفخامة ويظهر هذا النوع من التقسيم أيضا في الحكومات فنجد هناك مصالح أو إدارات للشباب للمزارعين للمهاجرين وهكذا.

ومن المزايا الرئيسية للتقسيم على حسب العملاء إن كل النشاطات المتعلقة مباشرة بنوع معين من العملاء ممكن التنسيق بينها بدلا من إيجاد عدة إدارات .فبدلا من أن يقوم العميل بالاتصالات بعدة أقسام في الشركة يقوم بالاتصال بقسم واحد لينهى كل أموره المتعلقة بالشراء وفى ذلك توفير لوقت العميل وراحته.

ومن عيوب التقسيم على حسب العملاء احتمال عدم وجود التماثل في معاملة الشركة بين عملائها وقد تجد الشركة نفسها في مأزق فإذا رأى قسم من الأقسام تخفيض سعر البيع لعملائه فقد يسمع بذلك عملاء القسم الآخر ويطلبون إجراء مماثلا.

•           تقسيم أوجه النشاط المختلفة بطريقة مركبة:-

من النادر تطبيق طريقة واحدة لتقسيم أوجه النشاط المختلفة في المنشأة فغالبا ما يجد المدير ضرورة تجميع أوجه النشاط طبقا لطريقتين أو أكثر من الطرق السبق شرحها.