أنواع وحدات المشورة والمعاونة

يمكن التمييز بين ثلاثة أنواع من الأجهزة المعاونة : 

1- المعاونون الشخصيون : 

المعاون الشخصي يقوم بأعمال شخصية للرئيس فهو يقلل من عبء التفاصيل اليومية للعمل وذلك مثلا بالرد على التليفون وتسجيل مواعيد مقابلة الرئيس وتنظيم دخول الزائرين وكتابة بعض الخطابات على الآلة الكاتبة ووضع بعض الأوراق في ملفاتها والعناية ببعض المسائل الشخصية الخاصة بالرئيس ذاته . 

والمعاون الخاص هو في الواقع سكرتير خاص ولا يخلق مشاكل تنظيمية لأن الرئيس هو الذي يحدد له ماذا يفعل وماذا يريد منه . 

وفكرة المعاون الشخصي مستمدة أيضا من الجيش ويعرف أحيانا باسم Aide – de – Camp فقائد الجيش في المعركة لا يستطيع أن يرى كل شيء بنفسه ولذلك يستعين بهذا الشخص ليبلغ الأوامر للمرءوسين . 

فإذا كانت هذه الأوامر مكتوبة فإن هذا المعاون في الواقع يكون مجرد ( ساعي ) ولكن غالبا ما تكون الأوامر شفوية ولذلك فإن الآخرين غالبا ما يشكون في صحة هذه الأوامر ولذلك فإنهم يسألون عن الظروف التي تمت فيها هذه الأوامر وعلى هذا فمن الضروري أن يكون هذا الشخص ذكيا شجاعا فاهما فهو في ظل النيران يتصل بالقادة ويوصل الرسائل المهمة لهم وهذا المعاون الخاص مازال موجودا في الجيش الإنجليزي .

2- المعاونون المتخصصون : 

لا يستطيع الرئيس أن يكون فاهما لكل أمور ومتطلبات الإدارة فهذا عالم يتوه فيه كل فرد حتى المتخصصين . 

ولذلك فمن الضروري وجود معاونين متخصصين : 

متخصصون في المحاسبة المالية . 

متخصصون في التحليل المالي 

متخصصون في محاسبة التكاليف 

متخصصون في التكاليف النمطية 

متخصصون في التمويل 

متخصصون في الائتمان 

متخصصون في جميع الشئون المالية . 

ومن الضروري أيضا وجود متخصصين :

متخصصون في شئون الأفراد من اختيار وتدريب 

متخصصون في الشئون القانونية عارفين لنصوص القانون وفاهمين لروحه وإجراءاته 

متخصصون في في أعمال المشتريات وما تتطلبه من تقدير الحد الدنى للمخزون والحجم الأمثل للطلبية وأساليب الشراء المختلفة . 

متخصصون في الإحصاء لجمع البيانات الإحصائية وتبويبها وتحليلها وتفسيرها لتصميم العينات الإحصائية وعمل السلاسل الزمنية ... إلخ 

متخصصون في العمليات التفصيلية يقوم بالآتي : 

وضع البرامج الزمنية 

وضع معدلات الأداء النمطية 

تحليل طرق العمل وتطويرها 

القيام بجميع المتطلبات التفصيلية لعملية التخطيط والمتابعة . 

متخصصون في تحليل الأنشطة ومراكز اتخاذ القرارات ووسائل الاتصال والعلاقات بين المراكز المختلفة في الجهاز التنظيمي وما يترتب على ذلك من توصيف للوظائف وترتيبها وتحديد المقررات الوظيفية إلى غير ذلك من متطلبات عملية التنظيم . 

إن أجهزة المعاونة المتخصصة تقدم خدمات متخصصة للرئيس الإداري وتقدم له المشورة في تخصصاتها والأسباب التي استند إليها والبدائل المختلفة : مزاياها وعيوبها . 

ولذلك فيكون عمل الرئيس هو التقييم حيث يتم اعفاؤه من جميع البيانات ومن تصنيفها ومن التوصل للبدائل ومن التفكير في مزاياها وعيوبها . 

3- المعاونون العامون : 

إن المعاون العام يساعد الرئيس الإداري في بعض وظائف الإدارة التي لا يمكن تفويضها لمرءوس معين . 

بمعنى آخر فالتفويض هنا ليس في مجال متخصص كما هو الحال بالنسبة للمعاونين المتخصصين ولكن في مجال ربما يشمل كل عمل الرئيس وقد يطلق على المعاون العام لفظ مساعد كما قد يطلق على المعاون العام هذا لفظ كبير المعاونين أو كبير المستشارين 

وفي حالات كثيرة يكون هناك عدد من الأجهزة مسئولة أمام كبير المعاونين أو كبير المستشارين وهو بذلك يعني الرئيس ومن الإشراف على أعمال أخرى تتطلب عناية خاصة .

وهناك عدة ترتيبات لوضع مساعد المدير في التنظيم : 

(أ) الوضع الأول : 

وفيه يكون مساعد المدير في مستوى ثان في التسلسل الرئاسي ويشرف على كافة الأجهزة التنفيذية والاستشارية . 

(ب) الوضع الثاني : 

وفيه يتقاسم المدير السلطة مع المدير فالأثنان يشرفان على كافة الأجهزة ويجوز لأي من رؤساء الأجهزة أن يرفع تقاريره إلى أيمن المدير أو مساعد المدير . 

(ج) الوضع الثالث : 

في هذا الوضع يكون مساعد المدير مسئولا عن بعض الأجهزة التنفيذية فقط . 

(د) الوضع الرابع : 

في هذا الوضع يكون مساعد المدير مسئولا عن بعض أو كل الأجهزة الاستشارية . 

(هـ) الوضع الخامس : 

في هذا الوضع يكون مساعد المدير مسئولا عن عض الوحدات التنفيذية وبعض الوحدات الاستشارية . 

(و) الوضع السادس : 

في هذا الوضع يكون مساعد المدير مسئولا عن وحدة واحدة استشارية أو خدمية .

إن مساعد المدير لا يستطيع أن يفوض أي سلطة فهو يساعد رئيسه في عمله وهو امتداد لشخصية رئيسه ووظيفته أن يفكر في المشاكل التي يفكر فيها رئيسه ومستواه الغداري أقل من مستوى المرءوسين للمدير . 

الفرق بين النائب ومساعد المدير : 

إذا كان المساعد للمدير يتخذ قرارات في غياب المدير وله سلطة فإنه لا يصبح في الواقع مساعدا للمدير وإنما يصبح نائبا ويعتبر منصب النائب بمثابة منصب للتدريب لترقي المنصب الأعلى وغالبا ما يشعر النائب أن له حقا في منصب المدير . 

إن مثل هذه العلاقة ( علاقة المدير ونائبه ) تتطلب بالضرورة توافر ثقة كبيرة بينهما .. تتطلب ارتباطا شخصيا ولذلك فإنه من الضروري أن يعطي المدير سلطة اختيار نائبه وعلى ذلك فنحن نتوقع أن المديرين يميلون إلى اختيار نوابهم من نفس صفاتهم وتركيبهم السيكولوجي .