ماهو نطاق الإشراف الامثل؟

بعد هذا العرض لمخاطر الإشراف الضيق ومخاطر الإشراف الواسع فان السؤال الذي يطرح نفسه هو: ماهو نطاق الإشراف الامثل؟ آو بمعنى أخر ما هو العدد الامثل الذي يمكن إن يشرف عليه رئيس واحد في كل مستوى من مستويات الإدارة؟ 

هل هناك قاعدة عامة؟

لقد كان أول من نبه إلى ضرورة مراعاة إن يكون العدد محدودا هو الجنرال سير أيان هاملتون احد القادة في الحرب العالمية الأولى وننقل هنا ترجمة حفية لما قاله :

إن احد السياسيين الذين يجهلون مفهوم التنظيم والذي كان قد تولى إدارة منشاة قد اشرف على الموت نتيجة الإجهاد في العمل فد فوضى السلطة لسبعة عشر شخصا مسئولين إمامه مباشرة.

ويضع الجنرال هاملتون قانونا بالنسبة لنطاق الإشراف على أساس أنه يجب ألا يتعدى ستة أشخاص كما يجب ألا يقل عن ثلاثة أشخاص وننقل فيما يلي ترجمة لما قاله : 

" وعلى هذا فإن هناك قانونا يحكم المنظمات وهو أنه لا يجوز لأي إداري أن يكون رئيسا على أكثر من ستة أشخاص كما يجب ألا يقل عن ثلاثة أشخاص وإلا لما كان لديه وقت للعمل ويتوقف العدد على المسئولية التي يتحملها المرءوسين فكلما صغرت مسئولية المجموعة زاد عدد المرءوسين . " 

أما ليندال أيرويك المستشار الانجليزي فيقول : إن نطاق الإشراف الأمثل للرؤساء في المناصب العليا هو أربعة ونطاق الاشراف الأمثل للرؤساء في أقل المستويات الإدارية حيث يكون التفويض في تنفيذ عمل محدد لا في الإشراف على الآخرين فالعدد ربما يكون ثمانية أو عشرة . 

وفي أبحاث أخرى توصل إليها مؤتمر في لوس انجلوس بأمريكا أن عدد المرءوسين الذين يمكن إدارتهم بكفاءة هو من عشرين إلى ثلاثين شخصا . 

ويذكر لنا كونتر أن العدد الأمثل هو من أربعة إلى ثمانية في أعلى المستويات الإدارية ومن ثمانية إلى خمسة عشر في المستويات الأقل . 

ولكن أرنست ديل لا يضع رقما محددا بل بالعكس يرى أن زيادة نطاق الإشراف إلى 20 لا يعني بالضرورة أنه نطاق كبيرا جدا ويزعم أنه بدراسة المنظمة قد يظهر أن نطاق الإشراف الواسع لا يسبب أي مشكلة . 

ولكن فيفنر وشيروود ينتيهان في موضوع نطاق الإشراف إلى أنه ربما تكون أداة تشخيصية مفيدة في حالات خاصة حيث يكون المدخل هو : ما هي كمية الإشراف الضرورية من الرئيس ومع الاعتراف بإختلاف الظروف والبحث عن المتغيرات الملائمة فإن روح البحث ستكون عظيمة . فمن الأفضل دراسة كل هيكل تنظيمي على حدة بدلا من الاعتماد على معادلة محددة سلفا . 

ويتفق لوثر جوليك وجيمس بولوك مع أرنست ديل وفيفنر وشيروود في أنه لا يمكن وضع حد معين لأي شخص ولكن ما تزال هناك حدود يجب احترامها في تصميم الهيكل التنظيمي . 

وهما يشرحان ذلك عن طريق سؤال لهما : كم شخصا يستطيع مدير أن يقوم بقيادتهم أن يستمع لهم وأن يستشيرهم أن يوجههم ويتابعهم 

إن ذلك يتوقف على : 

الشخص وعلى عاداته 

الأشخاص الذين يقودهم 

مدى الفهم وسهولة الاتصال 

خطورة المشكلات التي تنشأ ومدى تنوعها 

مدى الاستعداد لمقابلة المشاكل قبل أن تنشأ 

مدى ضرورة رفع الموضوع إلى أعلى لاتخاذ القرار ومعالجة باقي الموضوع بتفويض للسلطة . 

ويصر جوليك وبولوك على أنه بالرغم من توافر هذه الظروف فإنه مازال هناك حد على نطاق الإشراف الفعال لسبب بسيط وهو أن اليوم به 24 ساعة فقط وأن كل ساعة لا يمكن أن تحوي أكثر من مقابلات محدودة مع أشخاص ومع حقائق وأنه يجب ترك جزء من الوقت للتفكير والابتكار . 

ويمكن تلخيص وجهات النظر السابقة بالنسبة لنطاق الإشراف الأمثل كالآتي : 

رجال وأساتذة الإدارة	الحد الأقصى	الحد الأدنى	المناصب العليا	المناصب الإشرافية الأولى
هاملتون	6	3
إيرويك			4	8 – 10
كونتز وأودنيل			4 - 8	8 - 15
ديل	لا يذكر أرقاما على وجه التحديد
فيفنر وشيروود	لا يذكر أرقاما على وجه التحديد ويطالب بدراسة كمية الإشراف في كل حالة .
جولياك وبولوك	يحذران من نطاق الإشراف ولا يذكران أية أرقام

ونحن أنصار ديل وفيفنر وشيروود وجوليك وبولوك ونوصي بدراسة كل حالة على حدة . وفي حالة غياب الدراسة أو استحالتها أو عدم وجود القادرين على القيام بها فإنه لا مفر من الأخذ بنطاق الإشراف الأمثل الذي ينادي به كونتز وأودونيل على أساس أنه أكثر مرونة من توصيات إيرويك فما لا يتم كله بالكامل لا يترك بالكامل . 

هل حجم الهرم مرتبط في الحياة العملية بكمية العمل حقيقة ؟ ( قانون باركنسون )

رأينا أنه إذا زاد العمل وتوسع كان هناك اتجاه لزيادة نطاق الإشراف أو إلى زيادة المستويات الإدارية نتيجة زيادة نطاق الإشراف عن الحجم الأمثل فالمفروض إذن أن حجم الهرم مرتبط بكمية العمل . 

إن نورثكوت باركنسون يرفض مسلمة ارتباط حجم الهرم بحجم العمل فهو يقلو : لا توجد علاقة بين عدد العاملين وكمية العمل بالمرة فمجموعهم الكلي يزداد طبقا لقانون باركنسون بنسبة 5.4 إلى 5.89٪ سنويا بغض النظر عن أن حجم العمل قد ازداد أو انكمش أو أصبح لا وجود له .