إن قياس وتقييم الأداء في مجال الشراء يتطلب توافر مجموعة من البيانات نذكر بعضها في الآتي :
عدد البنوك المشتراه
الكميات المطلوبة من كل بند
تاريخ ظهور الحاجة إلى البند المعين .
عدد الموردين الذين يتعامل معهم المشروع
سعر شراء الوحدة من كل نوع من أنواع المشتريات
متوسط عدد أوامر الشراء في السنة
أسماء وعناوين الموردين الذين يتعامل معهم المشروع
متوسط فترة الانتظار
كميات وتواريخ الاستلام
عدد الوحدات المرفوضة من كل طلبية
عدد الأماكن المتاحة للتخزين .
وقد أظهرت الدراسات الميدانية أن هناك مجموعة من مقاييس الأداء يتم استخدامها بواسطة معظم المشروعات بهدف إحكام الرقابة على نشاط الشراء وأهم هذه المقاييس :
مقاييس فعالية الأسعار .
مقاييس الوفورات في التكلفة
مقاييس عبء العمل
الرقابة والإدارة
الكفاءة
مقاييس جودة المورد
مقاييس الرقابة على تدفق المواد
مقاييس بيئية
خطط وبحوث التوريد
المنافسة .
(1) مقاييس فعالية الأسعار :
تساعد هذه المجموعة من المقاييس على مقارنة أسعار الشراء الحالية بالأسعار المخططة من ناحية وبالأسعار السائدة في السوق من ناحية أخرى .
ومن المؤشرات المستخدمة في هذا المجال نسبة السعر الحالي للوحدة المشتراه إلى السعر المخطط .
(2) مقاييس الوفورات في التكلفة :
تشمل هذه المجموعة من المقاييس كل من مفهوم تجنب التكاليف ومفهوم تخفيض التكاليف .
يشير المفهوم الأول إلى حالة انخفاض أسعار الشراء
يشير المفهوم الثاني إلى انخفاض أسعار الشراء الفعلية عن الأسعار المتوقعة ( حتى لو كانت الأسعار الحالية أعلى من الأسعار السابقة )
(3) مقاييس عبء العمل :
تشير هذه المجموعة من المقاييس إلى عبء العمل الذي يقع على عاتق قسم الشراء حيث يمكن تقسيم هذا العبء إلى الأنواع التالية :-
الأعمال الواردة إلى قسم الشراء مثل : طلبيات الشراء المرسلة من الوحدات الإنتاجية .
الأعمال الجارية في قسم الشراء مثل : الطلبيات المتراكمة والتي لم يتم استيفائها بعد .
ج- الأعمال التي تم الانتهاء منها مثل : عدد أوامر الشراء المرسلة للموردين والتعاقدات التي تم الاتفاق عليها .
(4) الإدارة والرقابة :
تتم ممارسة وظائف الإدارة والرقابة على نشاط الشراء عادة بإستخدام موازنات إدارية تغطي أنشطة ووظائف الشراء خلال فترة زمنية مقبلة . ويتم إعداد هذه الموازنات في ضوء كل من الظروف الاقتصادية السائدة وحجم عبء العمل المتوقع.
(5) مقاييس الكفاءة :
ترتبط مقاييس الكفاءة بنسبة نخرجات نشاط الشراء إلى مدخلات ومن أمثلة المقاييس المستخدمة في هذا المجال :
عدد أوامر الشراء لكل مورد
قيمة المشتريات لكل مورد
عدد العقود المبرمة لكل مورد
عدد ساعات العمل لكل من أمر شراء
عدد ساعات العمل لكل عقد شراء
التكاليف الإدارية لكل أمر شراء
التكاليف الإدارية لكل جنيه من المشتريات
(6) مقاييس جودة المورد :
تشمل هذه المقاييس :
نسبة المشتريات المقبولة إلى اجمالي المشتريات
معدل تكرار الوحدات التالفة
درجة التلف في البضاعة المشتراة
نسبة الطلبيات المتأخرة
وغيرها من المقاييس التي تساعد على تحديد درجة ومستوى كفاءة الموردين الذين يتعامل معهم المشروع .
(7) مقاييس الرقابة على تدق المواد :
إن استخدام التقارير للرقابة على تدفق المواد من المورد إلى المشروع يعتبر من أهم عناصر الرقابة على نشاط الشراء حيث تساعد هذه التقارير على التأكد من وصول المواد المشتراه من الموردين في المواعدي المحددة مسبقا .
(8) مقاييس بيئية :
تستخدم هذه المقاييس لتحديد مدى التزام إدارة الشراء بالمعايير الاجتماعية والبيئية مثل : نسبة المشتريات من المشروعات الصغيرة ونسبة العاملين في مجال الشراء من الاقليات ( المعوقين مثلا ).
(9) خطط وبحوث التوريد :
لابد من تقديم الخطط والبحوث الخاصة بوظيفة التوريد والشراء حيث تعتمد كفاءة هذه الأنشطة على دقة التنبؤ باحتياجات المشروع وبأسعار الشراء وبفترات الانتظار .
(10) المنافسة :
إن تقييم الأداء في هذا المجال يهدف إلى قياس كفاءة جهود الشراء في مجال تنمية عدة مصادر بديلة للتوريد ومن المقاييس التي يمكن استخدامها في هذا المجال نسبة المشتريات من كل مورد ( كلما زادت هذه النسبة تناقصت فرص المشروع في الاستفادة من ظروف المنافسة )
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق