تحليل وظيفة معينة

 قوائم المراجعة :

تقدم قائمة المراجعة مجموعة من العناصر تساعد في تحليل وظيفة معينة ، ويقوم شاغل الوظيفة والمشرف عليها بالإجابة على الأسئلة المتعلقة بتلك العناصر . وهذا الأسلوب مفيد خاصة في حالة وجود عدد كبير من الوظائف الروتينية التي يتم العمل فيها على وتيرة واحدة حيث تتشابه مهامها وأنشطتها .

ويمكن القول أن هذا الأسلوب يتميز بالسهولة والسرعة في التطبيق في حالة الأعداد الكبيرة من الوظائف المتشابهة ، ولكن تتمثل المشكلة الرئيسية المتعلقة بهذا الأسلوب في الحاجة إلى إعداد قائمة شاملة ودقيقة للناصر المراد دراستها وتحليلها حتى يحصل محلل الوظائف على الصورة الحقيقة والواقعية لتحليل الوظيفة المطلوبة .

 سجل الموظف اليومي :

يمكن الاعتماد على تدوين الملاحظات وتسجيلها بصورة يومية أولا بأول ، حيث يطلب من شاغل الوظيفة تدوين كافة الأنشطة والمهام التي يمارسها طوال يومه بحسب قيامه بها .

ويناسب هذا الأسلوب المستويات الإدارية العليا ، وإن كان يحتاج إلى مراعاة الدقة والمتابعة لما يتطلبه من وقت يتسم بالأهمية حيث يرتبط تطبيقها بأشخاص ليس لديهم الوقت الكافي لتدوين الملاحظات والمقترحات المطلوبة .

 الملاحظة :

تعد الملاحظة من بين الأساليب العامة المعروفة للحصول على البيانات والمعلومات لتحليل الوظائف ، ويمكن القول أن هذا الأسلوب يمثل الأساس الجوهري عند دراسة العمل والتعرف على الحركة والزمن المطلوبين لأدائه .

 ملاحظة الزملاء :

يمكن تدعيم أسلوب الملاحظة الذي يتم بناء على ما يراه محلل الوظيفة بملاحظة الزملاء وأفراد المجموعة المشاركين للفرد الذي يؤدي الوظيفة وذلك للحصول على كافة البيانات المتعلقة بالوظيفة بصورة شمولية . حيث أن الأفراد المشاركين يعايشون الفرد ويلاحظون تكراره لمهام وظيفته مما يسمح لهم بمتابعة كافة إجراءات العمل .

طريقة الأحداث الجوهرية :

يقوم هذا الأسلوب على أساس سؤال شاغل الوظيفة عن أهم الأحداث الجوهرية والحرجة التي واجهته عند أدائه لمهام وظيفته حيث يهتم محلل الوظيفة بتكوين صورة واضحة عن المجالات الأساسية ذات العلاقة الوثيقة بنجاح أو فشل الوظيفة بتكوين صورة واضحة عن المجالات الأساسية ذات العلاقة الوثيقة بنجاح أو فشل الوظيفة . ويعتمد نجاح هذا الأسلوب على قدرة الأفراد على تذكر الأحداث الجوهرية في حياتهم الوظيفية وبيان تأثيرها على الأداء والوظيفي . ويتم ذلك من خلال إجراء مقابلات متعمقة مع الأفراد للوقوف على التصرفات السلوكية في الأحداث الحرجة في وظائفهم وتأثيراتها المختلفة على الأداء الوظيفي .

 التحليل المتتابع للمهام :

يعتمد هذا الأسلوب على تجزئة الوظيفة إلى عدة مهام متتابعة ثم يتم تجزئة الأخيرة بدورها إلى مهام فرعية ، ويسهم ذلك في بيان الأهداف أو النتائج المراد تحقيقها من كل مهمة ، ومن ثم بيان الوصف التحليلي لما يجب أن تمارسه الوظيفة وتحديد المقاييس الواجب الالتزام بها لتحقيق ذلك ، وبيان الظروف والمتغيرات المناسبة الواجب مراعاتها لتحسين أداء المهام .

 تحليل مستودع البيانات :

يركز هذا الأسلوب على دراسة مكونات الوظائف من خلال التعرف على الاختلافات بين الأداء العالي والأداء المنخفض ، إنه أسلوب مناسب للحصول على الخصائص الشخصية ، ووجهة نظر الأفراد بصورة شاملة ، إذ يقوم محلل الوظيفة بإجراء مقابلات مع أحد المديرين للحصول على آرائه حول وظيفة ما ، من ناحية أداء الأفراد لها في حالات متباينة وذلك اعتمادا على بيان معايير الأداء المختلفة مع فصل كل جزئية من تلك الأنشطة على حده وبذلك يمكن تكوين صورة واقعية عن متطلبات الأداء الفعال للوظيفة .

تقييم كفاءة الأداء :

يعتمد أسلوب تقييم كفاءة أداء الوظيفة على أساس الخطوات التالية :

تحديد معايير فعالية الأداء مثل المبيعات ، الأرباح ، الإنتاجية ، تقييم الزملاء ، العملاء ، المرؤوسين .

تحديد المقاييس المميزة للأداء مثل تحقيق نسبة زيادة مقدارها 10% على ما تم تحديده لتحقيق الأهداف .

جمع البيانات بالطرق المختلفة ، مثل وصف المجموعات لما يمثل عناصر الكفاءة ، أو إعداد مسح لدراسة مختلف حالات الأفراد ، أو قيام الخبراء بإعداد قاعدة بيانات حول عوامل الكفاءة أو إجراء مقابلات لدراسة الأحد

اث والتصرفات السلوكية أو عن طريق الملاحظة بمختلف أبعادها .

تحليل البيانات وبيان متطلبات كفاءة الأداء ومجالات التميز .

تحديد مدى صدق وثبات معايير الكفاءة حتى يمكن الاعتماد عليها في تحليل أعمال الوظيفة .