التخطيط لعملية تحليل الوظائف

عند القيام بالتخطيط لعملية تحليل الوظائف تهتم المنظمة بدراسة عدة موضوعات أهمها :
أهداف واستخدامات تحليل الوظائف ، إذ تقرر المنظمة ما الذي تريد أن تحققه من خلال بيانات تحليل الوظيفة ؟
أنواع الوظائف التي تريد أن يشملها برنامج التحليل ، وذلك من خلال تحليلها لأهم الاعتبارات الواجب دراستها عند الرغبة في تحليل الوظائف .
ومن ثم يمكننا تناول هذه المرحلة من خلال الخطوتين التاليين :
أهداف واستخدامات تحليل الوظائف :
هناك العديد من الأساليب التي تدعو إلى ضرورة القيام بتحليل الوظائف ، من أهم تلك الأسباب الاستخدامات المتعددة لتحليل الوظائف في منظمات الأعمال . كتخطيط الموارد البشرية ، وتتبع إجراءات الاختيار والتعيين ، وتدريب الأفراد ، وتقييم الأداء ، وإعداد هيكل عادل للأجور ، هذا بالإضافة إلى التعرف على الواجبات المطلوبة من الوظيفة والمؤهلات والمهارات الضرورية للقيام بتلك الواجبات .
وفيما يلي نبذة عن أهم استخدامات تحليل الوظائف :
أ) تخطيط الموارد البشرية : بعد استقرر المنظمة على بناء إستراتيجيتها وغاياتها وأهدافها ، فإن الخطوة التالية تتمثل في التخطيط لمواردها البشرية المطلوبة لتحقيق تلك الغايات والأهداف ، وذلك في صورة أعداد معينة توزع على الوحدات الإدارية بحسب الحاجة إليها ، هذا إلى جانب بيان المهارات والمعارف والخبرات المطلوبة لكل منها في الوقت والمكان المناسبين ، ويتوقف ذلك على نتائج تحليل وتوصيف الوظائف وتصميمها . وعلى ذلك فإنه يجب :
تحديد المخرجات التي يجب أن تحققها المنظمة .
اتخاذ القرارات الخاصة بتحديد أعداد وأنماط الوظائف المطلوبة لتحقيق تلك المخرجات .
ومن ثم يجب تصميم الوظائف أو إعادة تصميمها بما يواكب الطلب المتوقع .
وبعد ذلك يجب تحديد أعداد وأنواع العمالة المطلوبة لأداء تلك الوظائف ......
ب) الاختيار والتعيين : قبل أن تتمك عمليات الاختبار والتعيين لابد للمنظمة أن تقوم بعملية تحليل وتصميم الوظائف حتى تتمكن من تحديد المؤهلات والخبرات والخصائص والشروط الواجب توافرها في الأفراد .
إن قيام المنظمة بتوصيف الوظيفة وبيان الشروط الواجب توافره يسهم إلى حد كبير في بيان كيفية شغل الوظيفة وبواسطة من يجب شغلها .
ج) تقييم الوظائف : يعد تقييم الوظائف من أهم الأسباب الداعية لتحليلها فبدون المعلومات الواضحة والمحددة عن الوظائف والتعرف على أهميتها ومكانة كل منها ومقارنتها بغيرها من الوظائف لا يمكن تقييمها على الوجه الصحيح .
د) التدريب والتنمية : تفيد معلومات تحليل الوظائف بشكل كبير في تحديد الاحتياجات التدريبية ، فبدون تلك المعلومات يبدو صعبا تحديد النتائج والمقاييس الخاصة بالأداء والكفاءة المطلوبة وبالتالي بيان أبعاد العملية التدريبية الواجب التخطيط لها
هـ) إعادة تصميم الوظيفة : إن المتغيرات المؤثرات على أنشطة المنظمات ومخرجاتها متعددة ومتباينة ، وخاصة في الوقت الحالي والمستقبلي مما يدعو إلى ضرورة مراعاة عنصر المرونة . ومن ثم يحب الأخذ في الاعتبار هذه التغيرات وعوامل الحداثة عند إعادة تجميع البيانات عن الواجبات والمسئوليات والطرق المتعددة لأداء الوظيفة . إن القيام بهذا النشاط بشكل فعال يتطلب بيانات ومعومات دقيقة عن أنشطة ومهام الوظيفة الحالية والمتوقعة ولذا يجب دراسة :
تصميم الوظائف / إعادة تصميمها لزيادة الكفاءة أو لتدعيم الدافعية .
تحديد خطوط السلطة والمسئولية .
تحديد العلاقات الضرورية فيما بين مجموعات العمل .
و) تقييم الأداء : تهدف عملية تقييم الأداء إلى التأكد من أداء الأفراد لمهام وأنشطة وظائفهم بما يحقق الفعالية المطلوبة ، ولهذا فإنه لقياس وتقييم الأداء يصبح من الضروري مقارنة متطلبات الوظيفة وخصائصها وما يقوم به الأفراد من ممارسات وأعمال .
ز) مراجعة التنظيم وإعادة الهيكلة : عندما تبدأ عمليات إعادة التنظيم والنظر في هيكل المنظمة فإنه يصبح من الضروري تجميع كافة المعلومات اللازمة عن مكونات وخصائص كل الوظائف التي يحتوي عليها ، ويجب أن تؤخذ في الاعتبار كافة العوامل المتصلة بالتداخل بين الوظائف أو إمكانية اندماج بعضها أو تقسيمها لتحقيق أهداف التنظيم .
ح) حقوق العاملين : يسهم تحليل الوظيفة وبيان خصائصها ومواصفات شاغلها في تحديد الحقوق المترتبة للعاملين مع بيان جهات العمل والعاملين بها ، وكذلك تحديد النواحي القانونية والشرعية الحاكمة كعلاقة الموظف بعمله في مختلف مجالاته .
وهكذا تهتم بيانات تحليل الوظائف بالمعلومات المطلوبة عن كل ما يتعلق باستقطاب واختيار الموارد البشرية التي يمكن التحاقها بالمنظمة ، كما تهتم ببرامج تدريب الأفراد وتنمية مهاراتهم وتقييم أدائهم وتحديد الأدوار المنتظر مما رستها من شاغل كل وظيفة . هذا بالإضافة إلى استخدامات تحليل الوظيفة في موضوعات الأجور والتحفيز وتحديد الهيكل العادل للأجور حفاظا على العمالة وتنمية أدائها كما تستخدم إجراءات تحليل الوظائف لتصميم العمل لتعظيم الكفاءة فلقد تحققت الفعالية التنظيمية لدى اليابان في صناعة السيارات والصناعات الالكترونية نظرا لتصميم العمل اعتمادا على أساليب العمل الجماعي ، والتحديد الدقيق والتفصيلي لتحليل الوظيفة ، وتحديد طبيعة الوظيفة وتصميم بيئة العمل التي تسمح بالأداء الكفء لمتطلبات الوظيفة وأخيرا يفيد تحليل الوظائف في عملية تصنيف الوظائف وهو يمثل خطوة وسط بين تجميع البيانات واستخدامها وهنا يقوم محلل الوظيفة باستخدام البيانات المتاحة لتجميع الوظائف في مجموعات متشابهة تفيد في عمليات الاختيار والتقييم وتجديد الأجور ، والإجراءات الأخرى المطلوبة داخل كل مجموعة وظيفية .