وظائف المدير ووظائف المنظمة

المدير :
هو ذلك الفرد الذي ينجز العمل من خلاله وبواسطة الآخرين من مرؤوسيه . فهو الفرد الذي يقوم بالتخطيط والتنظيم وتوجيه الآخرين والإشراف عليهم والرقابة على الأفراد والأنشطة التي يتحمله مسئولية إدارتها بحكم منصبه الوظيفي لتحقيق النتائج المتوقعة للأهداف المخططة .
* ماذا تعني المنظمة ؟ وما هي وظائفها ؟
المنظمة : عبارة عن كيان تنظيمي يهدف إلى تحقيق أغراض معينة من خلال تحريك أنشطة ووظائف محددة باستخدام موارد مختلفة مع أخذها في الاعتبار المتغيرات البيئية الداخلية والخارجية المحيطة بالمنظمة . وبناء على هذا فإن المنظمة ما هي إلا وحدة أو نظام جزئي من منظومة متكاملة تمثل البيئة أو المجتمع الذي يحيط بها .
أولا : وظائف المدير :
مجموعة من الواجبات الأساسية التي يطلق عليها عادة وظائف الإدارة ، ويسعى باستخدام هذه الوظائف مجتمعة إلى تحقيق أهداف المنظمة بأقصى كفاءة ممكنة . ورغم تعدد آراء الكتاب حول وظائف الإدارة ، إلا أن معظمهم قد استقر على أن وظائف الإدارة هي التخطيط ، والتنظيم ، والتوجيه ، والرقابة .
وظيفة التخطيط :
يعتبر التخطيط نقطة البداية للقيام بأي نشاط ، إذ أنه يحدد الإطار الذي يبين نوع العمل الذي ينبغي القيام به ، والأسلوب الواجب إتباعه في إنجاز ذلك العمل ، والوقت الذي يستغرقه. وبذلك فإن التخطيط يحدد مقدما الأهداف وطريقة تحقيقها ، والموارد المطلوبة ودور كل مستوى في إنجاز هذه الأهداف.
وظيفة التنظيم :
يحدد المدير من خلال وظيفة التنظيم أعداد الوظائف المطلوب شغلها وكذلك واجبات ومسئوليات كل وظيفة ، السلطة الممنوحة له ومستوى مساءلته .
والتنظيم بهذا المعنى هو عملية بناء طريقة أداء العمل في المنظمة ، وتحديد العلاقات فيما بين الأعباء والواجبات المختلفة لتحقيق أهداف المنظمة ، وبالتالي يتم تجزئة الأعمال في المنظمة إلى مجموعة من الوظائف التي تؤدي من خلال مجموعة من الإدارات والأقسام ومن خلال درجات إشرافية متعددة بما يضمن تحقيق أهداف المنظمة بأقل تكلفة وفي وقت قصير .
وظيفة التوجيه :
وتعني هذه الوظيفة توجيه جهود الآخرين والتي يمارسها المدير كواحدة من مسئولياته في العمل ، ونعني بها أيضا تقديم النصح والإرشاد وإسداء المشورة لمرؤوسيه بما يحقق التوجيه الصحيح على النحو الذي يرشد جهودهم تجاه الأداء المناسب في المواقف المختلفة .
وظيفة الرقابة :
تعني وظيفة الرقابة التأكد من عمليات التنفيذ ومدى مطابقتها لما تم التخطيط له . فمن خلال هذه الوظيفة يحدد المدير ما إذا كانت الأهداف الموضوعة مقدما قد تم تنفيذها أم لا ، وقد تمتد عملية الرقابة إلى تقييم الأهداف نفسها ، وتقييم التنظيم في ظل ظروف الأداء الفعلي ، وبذلك تتأكد الإدارة من إنتاج الكمية المناسبة ، بالجودة المناسبة ، وفي الوقت المناسب .
دورة الإدارة :
المدير يبدأ بتحديد الأهداف من خلال وضع الخطط اللازمة ( وظيفة التخطيط ) ، ثم تحديد عدد العاملين المطلوبين والمهارات الواجب توافرها في هؤلاء العاملين ، وكذلك واجبات ومسئوليات وسلطات كل وظيفة ( وظيفة التنظيم ) ثم تحديد الأعمال والواجبات على خير وجهه ، وتوجيه جهود الآخرين ، وتقديم النصح والإرشاد لهم ( وظيفة التوجيه ) ثم التأكد من أن ما تم وضعه هو الذي تم تنفيذه ، واتخاذ الإجراءات التصحيحية عند حدوث أية انحرافات مع التقييم المستمر ( وظيفة الرقابة ) .
ثانيا : وظائف المنظمة :
تتمثل وظائف المنظمة في مجموعة الأنشطة المتخصصة التي تمثل الجانب التنظيمي لفكرة الإدارة ، حيث أنه من خلال ممارسة هذه الأنشطة يمكن تحقيق أهداف المنظمة .
وفيما يلي نبذة مختصرة عن هذه الوظائف :
وظيفة التسويق :
التسويق عبارة عن تنفيذ مجموعة من الأنشطة التي توجه تدفق السلع والخدمات من المنشأة المنتجة إلى المستهلك النهائي أو المشتري الصناعي للمستهلكين الحاليين والمرتقبين .
وظيفة الإنتاج :
تعني هذه الوظيفة كافة العمليات الفنية المتعلقة بإنتاج السلع بالمواصفات المحددة ، وبالكميات المطلوبة ، وفي الوقت المناسب ، وبالجودة المناسبة . وتقوم هذه الوظيفة على استخدام الموارد المتاحة من مواد وآلات ومهمات وعمالة في إنتاج السلع والخدمات وفقا لمستوى فني وتكنولوجي معين .
وظيفة التمويل :
ويقصد بها تدبير الأموال اللازمة لتشغيل المنظمة ، وتقرير كيفية استخدام الأموال المتاحة بأكبر قدر من الكفاءة والفعالية .
وظيفة الأفراد :
وتعني هذه الوظيفة البحث عن كافة السياسات المرتبطة بالعنصر البشري في المنظمة بدءا من التخطيط للقوى العاملة ، ومرورا بتحديد مصادر الاستقطاب المناسبة ، وانتقاء الأفراد القادرين ، والراغبين في العمل، وتعيينهم وتقويم أدائهم ، وترقيتهم ونقلهم وتحفيزهم ، وتهيئة المناخ المناسب لتحفيزهم وتحقيق الأداء المتميز .
وظيفة العلاقات العامة والأمن الصناعي :
وتعني بها تقديم الخدمات المساعدة على إنجاز الأعمال بإتقان وانسيابه بسهولة وبسرعة .
التخطيط هو المستقبل ، وهو طريق النجاح لأي عمل تمارسه . فالتخطيط أولى وظائف الإدارة وهو الأساس الذي يقوم عليه العمل الإداري باعتبار أن المنظمة عليها أن تحسب اتجاهات المستقبل والعوامل المؤثرة فيه، وهو الأداة التي تساعد على مواجهة المستقبل والاستعداد مقدما لأحداثه والتعامل معه بثقة وسيطرة .
والتخطيط في وقتنا الحاضر دعامة إدارية أساسية تركز عليها الإدارة الحديثة لأي منظمة في سبيل تحقيق الأهداف التي وجدت من أجلها ولضمان النجاح والبقاء .
ويعتبر التخطيط عمل ذهني ، موضوعه الترتيبات التي يفكر فيها المرء في حاضرة لكي يواجه بها ظروف مستقبلية في سبيل هدف ينبغي الوصول إليه . وعلى ذلك ، فالتخطيط يسبق أي عمل تنفيذي ، وعند نهايته تحدد نقطة البداية التي منها ينطلق العمل ، فضلا عن أنه يسبق الإطار الذي يحدد نوع العمل الذي ينبغي القيام به ، والأسلوب الذي ينبغي إتباعه في إنجاز ذلك العمل ، والوقت الذي سوف يستغرقه .
فالتخطيط مدخل لحل المشكلات ، ومنهج فعال لتحقيق الغايات ، ومن خلاله يتغلب الإنسان الواعي على ما يتحمل أن يصادفه من ظروف يجهلها في حاضر ، وبقدر ما يقوم على أساس من التعمق في التفكير والإحكام والضبط والإتقان ، بقدر ما يؤتى الأثر المرجو منه ، وبخاصة إذا ما كانت الخطط التي توضع مفهومه تماما ، وواضحة بكافة تفصيلاتها أمام رجال الإدارة والمنفذين على السواء .
ويعتبر التخطيط الذي تمارسه الإدارة اليوم أكثر تعقيدا لسرعة المتغيرات الخارجية ، وثورة التكنولوجيا والمعلومات ، والاتجاه إلى العولمة ، وعلى ذلك فإن التخطيط نشاط ذهني تقرر فيه الإدارة ماذا تريد في المستقبل ؟ ومتى ، وكيف ، وبواسطة من يتم العمل ؟ وما هي الموارد المطلوبة لأداء العمل ، فالتخطيط يضع الإطار الشامل ، والتفصيلي للأهداف والبرامج والخطوات والمراحل والعناصر اللازمة لتحقيق هذه الأهداف .