تعددت الكتابات العلمية التي اهتمت بتعريف الإدارة بغية تحديد مفهوم واضح وشامل لها بيد أنه يلاحظ من خلال تلك الكتابات اختلاف المهتمين بالفكر الإداري في تعريفهم للإدارة الأمر الذي يعني وجود صعوبة في وضع تعرف شامل له .
وفي ضوء ذلك فقد استخدم مصطلح الإدارة ليعبر عن الأفراد الذين يمارسون الأعمال الإدارية في منظمة ما كما استخدم ليدل على الوظيفة أو المركز الذي يشغله هؤلاء الأفراد كما تم التعبير عن الإدارة أيضا بأنها علم أو فن أو نظام .
وقد ارتكز بعض الكتاب في تعريفهم للإدارة على تحليل الأعمال التي يمارسها المديرون كما هو الحال بالنسبة لـ "فردريك ونسلو تايلور " و " هنري فايول " فقد عرف " تايلور " الإدارة بأنها " المعرفة الصحيحة لما يراد أن يقوم به الأفراد مع التأكد من أنهم يفعلون ذلك بأحسن طريق وأقل التكاليف " .
كما عرف " هنري فايول " الإدارة من خلال تعريفه لوظيفة المدير حيث ذهب إلى أن " معنى أن تدير هو أن تتنبأ وتخطط وتنظم وتصدر الأوامر وتراقب " .
واتجه بعض المهتمين بالفكر الإداري إلى تعريف الإدارة من خلال تحديد نطاق لها في المنظمات الصناعية فقط كما هو الحال بالنسبة للمفكر " شيلدون " الذي عرف الإدارة في الصناعة بأنها : " الوظيفة التي تتعلق بتحديد سياسات المنظمة والتنسيق بين التمويل والإنتاج والتوزيع وإقرار الهيكل التنظيمي والرقابة على أعمال التنفيذ " .
وعرف كل من " جلوفر " و " ليفنجستون " و " هايمان " الإشارة من طبيعتها وليس من وظائفها باعتبارها نشاطا متميزا فعرف " جلوفر " الإدارة بأنها " القوة المفكرة التي تحلل وتصف وتخطط وتحفز وتقيم وتراقب الاستخدام الأمثل للموارد البشرية والمادية اللازمة لتحقيق هدف محدد معروف " .
ويذهب " ليفنجستون " إلى أن " وظيفة الإدارة هي الوصول إلى الهدف بأحسن الوسائل وبالتكاليف الملائمة وفي الوقت الملائم بالاستخدام الأمثل للتيسيرات ( الإمكانيات ) المتاحة " .
ويعرف " هايمان " الإدارة بأنها " الوظيفة التي تؤدي إلى فعل الأشياء بواسطة الأشخاص وتوجيه جهود الأفراد نحو غرض معروف " .
وعلى الرغم مما سبق فإننا يمكن أن نعرف الإدارة بأنها " هيمنة فئة من الأفراد ( أو فرد واحد ) في منظمة ما على أعمال الآخرين من خلال القيام بالعديد من الوظائف وذلك وصولا لتحقيق الأهداف المرجوة " .
ويمكن إلقاء الضوء على هذا المفهوم من خلال توضيح أربعة عناصر أساسية تتمثل فيما يلي :
يوجد فرق بين المدير والإدارة .
يمكن للمديرين ممارسة الإدارة من خلال القيام بالعديد من الوظائف يطبق عليها عناصر العملية الإدارية .
يقوم المديرون بممارسة وظائف الإدارة في جهاز أو هيكل يطلق عليه " منظمة " .
يقوم المديرون باستغلال الموارد المتاحة بالمنظمة سواء كانت هذه الموارد مادية أو بشرية أو معنوية لتحقيق أهداف محددة .
ويمكن توضيح كل عنصر من هذه العناصر بشيء من التفصيل فيما يلي :
يوجد فرق بين المدير والإدارة .
المديرون هم الذين يمارسون النشاط الإداري بينما الإدارة هي نشاط متخصص يمارسه هؤلاء المديرون ويختلف في طبيعته وتخصصه عن الأعمال الفنية التي يمارسها المنفذون الذين يقومون بإنتاج السلع والخدمات فالإدارة تعتبر نشاطا متميزا عن كل الأنشطة التي تمارس في المنظمة حيث تتطلب قدرات ومهارات معينة تميز المديرين عن غيرهم من العاملين في هذه المنظمة .
وفي ضوء ذلك فالإدارة في حد ذاتها لا تعتبر تنفيذا للأعمال وإنما تسعى إلى تنفيذ هذه الأعمال من خلال جهود الأفراد الآخرين في تلك المنظمة وبالتالي فكل من ينجز الأعمال الإدارية يطلق عليه لفظ " مدير " .
وبصفة عامة تتمثل فئة المديرين في أية منظمة في أولئك الذين يمارسون المهام الإدارية ويوجهون أعمال وجهود وبالتالي فهم لا يمارسون أي عمل تنفيذي حتى وإن كانوا يستطيعون القيام به .
يمكن للمديرين ممارسة الإدارة من خلال القيام بالعديد من الوظائف يطلق عليها عناصر العملية الإدارية :
تعتبر وظائف الإدارة أو عناصر العملية الإدارية علامة مميزة للمديرين عن غيرهم من العاملين بالمنظمة فهي الوسائل التي يستخدمها المديرون في ممارستهم للإدارة .
وعلى الرغم من كثرة وتعدد وظائف الإدارة وعلى الرغم من اختلاف الكتاب في تحديدهم لها إلا أنه يمكن بلورتها بصورة أساسية في الوظائف التالية :
وظيفة التخطيط : التخطيط عملية ذهنية بطبيعتها يقوم بها المديرون وهي تعتمد على تفكيرهم الخلاق حيث يتم في ضوئها بلورة الحقائق والمعلومات المتاحة عن موقف معين فهي نشاط يقرر المدير من خلاله ماذا يريد أن يعمل ؟ وما هو الواجب عمله ؟ وأين ؟ ومتى ؟ وكيف ؟ ومن يتم هذا العمل ؟ وما هي الموارد اللازمة لإنجازه ؟ .
ويرتكز التخطيط على دعامات أساسية تمثل عناصر رئيسية له تتمثل في تحديد الأهداف ورسم السياسات وتقرير الاستراتيجيات وتحديد إجراءات العمل وإعداد البرامج الزمنية وعمل التنبؤات اللازمة وإعداد الموازنات التخطيطية .
وظيفة التنظيم : تسعى هذه الوظيفة أساسا إلى تحديد الأعمال والأنشطة المراد أداؤها لتحقيق الأهداف المنشودة ثم تقسيم هذه الأعمال إلى أجزاء فرعية ثم إعادة تجميعها وفقا لأسس معينة بحيث يمكن إسنادها إلى جماعات تنظيمية محددة .وتسعى هذه الوظيفة إلى تحديد عدد ونوعية الأفراد الذين سيقومون بأداء الأعمال وتنفيذ الأنشطة وتحديد الأدوات التي يمكن أن يستخدمها هؤلاء الأفراد لإنجاز الأعمال والأنشطة المحددة وذلك بالنسبة لكل فرد منهم كما تهدف أيضا وظيفة إلى توضيح طبيعة العلاقات بين كل من الأعمال والأفراد والأدوات .
وظيفة التوجيه : تهدف هذه الوظيفة إلى تحقيق أفضل النتائج من خلال العمل اليومي المتشابك بين كل من الرؤساء والمرؤوسين على كافة المستويات الإدارية في المنظمة ولهذا فإنها تتطلب ضرورة اختيار القيادات الصالحة التي يمكنها اتخاذ القرارات بطريقة فعالة كما تتطلب أيضا ضرورة إعداد نظام كفء وفعال للحوافز وكذلك توفر نظام كفء وفعال للاتصالات لتبادل المعلومات .
وبذلك تتجلى وظيفة التوجيه باعتبارها وظيفة إرشاد وملاحظة المرؤوسين حيث من خلالها يقوم المديرون بالاتصال بمرؤوسيهم وإصدار الأوامر وتبليغ المهام وإرشادهم وترغيبهم في العمل بغية تحقيق الأهداف المرجوة .
وظيفة الرقابة : تسعى هذه الوظيفة إلى التثبت من دقة الاتجاه نحو الهدف وتتأكد من صحة المسار إليه عن طريق اكتشاف الانحرافات بين ما حددته برامج التخطيط وبين ما تم تنفيذه فعلا وتحدد مواطن الخطأ وتعمل على تلاقي أسبابها باتخاذ إجراءات التصحيح المناسبة ويلاحظ أنه ينبغي أن يتم ذلك كله في الوقت المناسب قبل أن يتعقد التصحيح .
كما يلاحظ أيضا أنه يمكن تقسيم هذه الوظائف إلى مجموعتين أساسيتين فتشمل المجموعة الأولى وظيفتي التخطيط والتنظيم وهما الوظيفتان السابقتان للقيام بالتنفيذ حيث لا يمكن إتمام أية عمليات دون وجود الخطط التي تبين استخدام الإمكانات المتاحة وتحدد البرامج وجداول الإنتاج كما لا يمكن إتمام هذه العمليات أيضا دون وجود التنظيم الذي يوضح سلطات ومسئوليات واختصاصات الأفراد .
بينما تشمل المجموعة الثانية من الوظائف وظيفتي التوجيه والرقابة وهما المتعلقان بالتنفيذ لتحقيق الأهداف المنشودة حيث تسعى وظيفة التوجيه إلى تنسيق جهود الأفراد وحفزهم لتحقيق الخطط المرسومة ومتابعة تنفيذها بينما تسعى وظيفة الرقابة إلى التأكد من أن الخطط المرسومة تتمشى مع المسار المحدد لها .
وتتصف عملية الإدارة بالعمومية حيث يقوم بها المديرون بغض النظر عن نوع المنظمة التي يعملون فيها أو حجمها أو منشئوها أو شكلها وكذلك بغض النظر عن طبيعة نشاط المدير أو المستوى الإداري الذي يشغله بالمنظمة فيمارس عملية الإدارة كل من رئيس الدولة ورئيس الدولة ورئيس الوزارة كما يمارسها أيضا رؤساء الجامعات وعمداء الكليات ومديرو المستشفيات وغيرهم من المديرين .
وترتبط وظائف الإدارة مع بعضها البعض حيث يوجد تكامل بينها وبحيث يم ممارستها بالترتيب الذي يتلاءم مع ظروف كل منظمة كما تتداخل كل وظيفة مع الوظائف الأخرى فالتنظيم والتوجيه والرقابة ينطوي على تخطيط كما يستخدم التنظيم من أجل وضع وإعداد الخطط ولا تتم الرقابة بدون تخطيط كما يلزم لإتمامها على الوجه الأكمل ضرورة وجود تنظيم كفء وفعال وتوجيه للأفراد الذين يقومون بوظيفة الرقابة .
ويعني ذلك أنه يوجد تأثير متبادل بين كل الوظائف الإدارية كما أنها لا تتم بترتيب محدد في كل الظروف في الحياة العملية وإنما يتوقف ذلك على خصائص الموقف وبالتالي فعملية الإدارة عملية متشابكة ومستمرة .
ويقوم المديرون بممارسة وظائف الإدارة بغض النظر عن المستوى الإداري الذي يعملون فيه فالمديرون يعملون جميعا في ثلاث مستويات ( إدارة عليا – إدارة وسطي – إدارة دنيا أو مباشرة ) .
ويقوم المديرون أعضاء الإدارة العليا بممارسة التخطيط من خلال التركيز على الأهداف والسياسات العامة ويهتمون بالتخطيط الطويل الأجل ويقضون الجزء الأكبر من وقتهم في عمليات التخطيط والتنظيم .
وبصورة أخرى فإنه يمكن القول أن المديرين بمستوى الإدارة العليا يتعاملون على مستوى المنظمة حدة متكاملة حيث يهتمون بتحديد الأهداف الاستراتيجية والعامة ويضعون السياسات الشاملة ويهتمون باتخاذ القرارات الاستراتيجية الأساسية .
بينما تهتم الإدارة الوسطي بترجمة الأهداف والسياسات التي تحددها الإدارة العليا إلى خطط وبرامج عمل كما تقوم بالإشراف على وضعها موضع التنفيذ . كما تعتبر الإدارة الوسطي أيضا أداة الإدارة العليا في تنفيذ قراراتها الاستراتيجية. فهي تمثل حلقة الاتصال بين المستويات الإدارية العليا والدنيا في المنظمة .
هذا ويركز المديرون في المستويات الإدارية الدنيا على الأهداف اليومية المتكررة . كما أنهم ينفقون الجزء الأكبر من وقتهم في عمليات التوجيه والرقابة حيث يقومون بالمتابعة والإشراف على عمليات التنفيذ المباشرة .
وفي ضوء ذلك فإن الإدارة الدنيا تسعى إلى تحمل أعباء إدارة العمليات التنفيذية والإشراف اليومي على تطور وحسن سير تلك العمليات . فهذه الإدارة تعتبر بمثابة خط الاتصال المباشر بمواقع العمل الفعلية .
وتختلف الأهمية النسبية لممارسة المديرين لوظائف الإدارة باختلاف المستوى الإداري حيث تحظى وظيفتي التخطيط والتنظيم بأهمية نسبية أكبر في مستوى الإدارة العليا ويلاحظ أن هذه الأهمية تقل كلما اتجهنا نحو مستوى الإدارة الدنيا وعلى عكس ذلك تماما فإن وظيفتي التوجيه والرقابة تحظيان بأهمية نسبية أكبر في مستوى الإدارة الدنيا حيث يلاحظ أيضا أن هذه الأهمية تقل كلما اتجهنا نحو مستوى الإدارة العليا .
يقوم المديرون بممارسة وظائف الإدارة في جهاز أو هيكل يطلق عليه " منظمة " :
والمنظمة هي وحدة اجتماعية فنية تضم مجموعة من الأفراد يمارسون وظائف معينة بغية تحقيق الأهداف المرجوة .
وعلى الرغم من تعدد أنواع وأشكال وأحجام المنظمات حيث قد توجد منظمات كبيرة وأخرى متوسطة أو صغيرة الحجم كما قد توجد منظمات تسعى إلى تحقيق الربح وأخرى لا تبغي ذلك كما قد تكون المنظمة منتجة للسلع أو قد تكون مقدمة للخدمات إلا أنه يمكن بصفة عامة تقسيم المنظمات إلى منظمات أعمال ومنظمات عامة .
تتمثل منظمات الأعمال في المنظمات التي تمارس نشاطا اقتصاديا وتعمل كل منها مستقلة عن غيرها بغية تحقيق الربح وذلك المنظمات الزراعية التي تعمل على تهيئة الأراضي واستغلالها في الزراعة والمنظمات الصناعية التي تقوم على أساس تحويل الخامات إلى منتجات نصف مصنوعة أو تامة الصنع والمنظمات التجارية التي تقوم بشراء المواد وإعادة بيعها مرة ثانية دون إجراء أي تغيير عليها والمنظمات الخدمية التي تقوم بأداء الخدمات وهي شيء غير مادي وغير ملموس على خلاف السلع المادية الملموسة .
وتسعى المنظمات العامة إلى وضع وتصميم وتنفيذ السياسات العامة للدولة حيث تخدم هذه المنظمات العامة مصالح كل المواطنين في الدولة من خلال ما تقدمه لهم من خدمات ورعاية وذلك منذ ولادتهم وحتى موتهم وكذلك بعد هذا الموت لمن يرثهم .
وتلعب المنظمات العامة دورا هاما وخطيرا فحياة المواطنين حيث يظهر لك من خلال الأدوار المختلفة التي تقع على كاهلها لخدمة هؤلاء المواطنين في كافة المجالات الاقتصادية والسياسية والاجتماعية والثقافية والأمنية وبما تتحمله من مسئولية وضع وتشكيل السياسات العامة للدولة والقيام بتنفيذ هذه السياسات .
وسواء كانت المنظمات عامة أو منظمات أعمال فهي تمارس العديد من الأنشطة المتخصصة والتي يطلق عليها وظائف المنظمة والتي يمكن توضيحها بإيجاز فيما يلي :
وظيفة الإنتاج : وهي التي تتعلق بإنتاج السلع والخدمات وهي تغطي العديد من المجالات تتضمن تحديد المواصفات الفنية للمنتج وتحديد عمليات التحول الإنتاجي سواء كانت عمليات صناعية أو عمليات خدمية أو عمليات المعلومات كما تتضمن أيضا تحديد مقومات التحول الإنتاجي وتحديد أنواع المدخلات من العناصر المادية والبشرية .
وظيفة التسويق : وهي تشمل كافة أنواع الأعمال والمعاملات التي تعمل على انسياب السلع والخدمات من مسوقيها وحتى تصل إلى مستهلكيها وهي تشمل العديد من الوظائف الفرعية كتصميم السلع والخدمات والشراء والنقل والتخزين والإعلان وبحوث التسويق .
الوظيفة المالية : المال هو عصب حياة المنظمة وتعتبر الوظيفة المالية من الوظائف الحاكمة فيها هذا وقد اتسع مفهوم الوظيفة المالية من مجرد تدبير الأموال ليشمل تدبير الأموال واستخدامها .
ويمكن توضيح الأبعاد الرئيسية لهذه الوظيفة في دراسة واتخاذ مجموعتين من القرارات يتمثل أولها في دراسة واتخاذ قرارات التمويل بينما تتمثل المجموعة الثانية في دراسة واتخاذ قرارات الاستثمار .
وظيفة شئون العاملين : وهي تختص باختيار وتعيين وتدريب القوى العاملة بالمنظمة كما تهتم أيضا بتحديد هياكل نظم وسياسات الأجور والحوافز وتضع الأساليب المناسبة لتقييم أداء العاملين .
وبالتالي تختلف وظائف الإدارة عن وظائف الإدارة عن وظائف المنظمة فوظائف المنظمة أنشطة متخصصة ينبغي على المنظمة أن تقوم بها لتحقيق أهدافها بينما وظائف الإدارة عامة ومشتركة لكل نشاط إنساني منظم .
وفي ضوء ذلك فالمديرون يمارسون وظائف الإدارة بغض النظر عن نوع المنظمة أو منشئوها أو طبيعة نشاطها أو حجمها أو شكلها كما أن هذه الوظائف ضرورية لقيام المديرين بنشاطهم الوظيفي من إنتاج وتسويق وتمويل وأعمال خاصة بشئون الأفراد وكذلك الأعمال المكتبية بكفاءة وفعالية .
ويمارس المدير الوظائف الإدارية في نطاق بيئة محيط به يتفاعل معها في علاقات متبادلة حيث يؤثر فيها ويتأثر بها وتنقسم هذه البيئة إلى بيئة داخلية وأخرى خارجية فالبيئة الداخلية تمثلها كافة المتغيرات البيئية داخل المنظمة كالإمكانيات المادية والبشرية والفنية والمعنوية بينما تمثل البيئة الخارجية كافة المتغيرات التي تقع خارج نطاق المنظمة كالمستهلكين والموردين والمنافسين والمتغيرات الاقتصادية والسياسية والقانونية والثقافية واجتماعية والتكنولوجية والطبيعية .
يقوم المديرون باستغلال الموارد المتاحة بالمنظمة سواء كانت هذه الموارد مادية أو بشرية أو معنوية لتحقيق أهداف محددة :
يمكن القول أن مهمة المدير من ممارسة الإدارة هي استغلال كل الموارد المتاحة بالمنظمة سواء كانت هذه الموارد مادية أو بشرية أو معنوية لتحقيق الأهداف المرجوة خذا والأهداف المرجوة هي الغايات أو النتائج التي نصبو إلى تحقيقها المنظمات وهي تتعلق بالمستقبل وبالآمال التي يراد تحقيقها وتعتبر الأهداف نقطة الانطلاق للتخطيط حيث منها تنبع كافة عناصره فلا يمكن أن يكون هناك جهد جماعي دون أن يكون هناك هدف أو أهداف يسعى هذا الجهد إلى الوصول إليها لتحقيقها .
ويوجد العديد من أنواع الأهداف التي تسعى المنظمات إلى تحقيقها ويمكن تقسيم هذه الأهداف بصفة عامة إلى نوعين أساسيين وهما الأهداف الاقتصادية والأهداف الاجتماعية ويمكن إلقاء الضوء على هذين النوعين ن الأهداف فيما يلي :
الأهداف الاقتصادية : تركز هذه الأهداف بصفة أساسية على تحقيق الربح والسعي نحو استمرارية المنظمة في أداء نشاطها لفترة غير محددة في المستقبل ويتطلب تحقيق هذه الأهداف ضرورة التوزيع المتوازن لموارد المنظمة وفقا للمناخ السائد في السوق وحسب المرحلة التي تمر بها هذه المنظمة .
الأهداف الاجتماعية : تتعلق هذه الأهداف بصفة عامة بإشباع الحاجات الأساسية والهامة للمجتمع ولذلك فهي لابد أن تتفق مع مطالبه ورغباته كما ينبغي أن تكون متناسبة مع القيم والتقاليد السائدة فيه .
ويجب على المنظمات أن تحدد أهدافها الاستراتيجية والتكتيكية . والهدف الاستراتيجي هو ذلك الهدف الذي تكون مدته طويلة الأجل بينما الهدف التكتيكي هو قصير الأجل وهو هدف تفصيلي أو مرحلي .
وحتى تحقق الأهداف المطلوب منها فلابد أن تتوفر فيها مجموعة من الشروط يتمثل أهمها فيما يلي :
واقعية الأهداف : يجب أن ترتبط الأهداف بالإمكانات والموارد المتاحة بالمنظمة ولا تكون مجرد أحلام وخيالات لا يمكن تحقيقها حيث ينبغي أن تكون الأهداف متناسبة مع إمكانات المنظمة .
قابلية الأهداف للقياس : يجب أن تصاغ الأهداف في شكل رقمي يمكن معه معرفة مدى تنفيذ تلك الأهداف من خلال تحديد الفجوات بينها وبين الإنجازات الفعلية وفي هذا الصدد فلابد من استخدام بعض المعايير المعروفة كما ونوعا لصياغة الأهداف وبذلك فلا تستخدم الألفاظ التي يصعب استخدامها لمعرفة ما تم وما لم يتم تنفيذه .
وفي هذا الصدد فإنه يمكن الاعتماد على مؤشرات مثل الكمية أو الجودة أو التكلفة في صياغة الأهداف فمثلا يمكن تحديد الهدف في صورة كمية كان يقال أن هدف المنظمة هو إنتاج 5000 ثلاجة في العام كما يصاغ الهدف في صورة خاصة بعنصر الجودة كأن يتم تحديد نسبة العيوب في الوحدات المنتجة بنسبة 0.02% من الوحدات المنتجة كما قد يصاغ الهدف أيضا في صورة خاصة بالتكلفة كأن يقال أن هدف المنظمة هو تخفيض تكاليف إنتاج الثلاجة بنسبة 4% عن العام السابق .
المشاركة عند صياغة الأهداف : لابد أن توضع الأهداف بطريقة جماعية بحيث يشترك في إعدادها وصياغتها كل الأفراد العاملين بالمنظمة فمثلا تحدد الإدارة العليا الخطوط العريضة للأهداف كما يطلب من الأفراد العاملين بالمستويات الأخرى ضرورة تقديم مقترحاتهم عن الأهداف التفصيلية وبيان أهم المشكلات المتوقع حدوثها أثناء التنفيذ حيث تدور المناقشات الحادة بين كل الأفراد لإعداد الصياغة النهائية للأهداف .
وضوح الأهداف : بحيث تكون مصاغة بطريقة سهلة الفهم لكل الأفراد العاملين في المنظمة في مختلف المستويات ويفضل أن تكتب هذه الأهداف في صياغة محددة واحة وأن توزع على هؤلاء الأفراد حتى يتسنى لهم إنجازها بكفاءة .
عدم التعارض بين الأهداف : ينبغي ألا تكون الأهداف متعارضة مع مصالح الأطراف التي تتعامل معها المنظمة فمثلا فإنه من الأفضل أن ترتبط الأهداف المنشودة للمنظمة بالأهداف الشخصية للأفراد العاملين فيها وذلك ضمانا لتعاون هؤلاء الأطراف وتكاتف جهودهم وسعيهم الدائب نحو تحقيق أهداف المنظمة كما أنه من الأفضل أيضا ألا تتعارض أهداف المنظمة مع أهداف عملائها ومورديها ومستثمريها بل يجب أن تراعي تحقيق مصالح كل منهم في نفس الوقت وبالإضافة إلى ما سبق فإنه لابد ألا تتعارض أيضا الأهداف المنشودة للمنظمة مع الأهداف القومية للدولة وأن تكون متمشية مع القيم الأخلاقية السائدة في المجتمع التي تمارس فيه المنظمة نشاطها .
وإذا تمكن المخططون من توفير الشروط السابقة في الأهداف التي يقترحونها فإنها تحقق الكثير من الفوائد نذكر منها ما يلي :
تعبر الأهداف بمثابة دوافع لكل فرد في المنظمة على العمل خاصة إذا ارتبطت أهداف المنظمة بأهداف الأفراد الشخصية فهي عندئذ تؤدي إلى رفع الروح المعنوية لهؤلاء الأفراد كما تحقق تجاوبا فعالا لتحقيق أهداف المنظمة
يساعد تحديد الأهداف في تحقيق التعاون والتنسيق بين الأفراد في المنظمة بحيث يمكن القضاء على الاحتكاكات بينهم بسبب عدم التعارض بين الأهداف بعضها وبعض .
تحدد الأهداف الاتجاه العام لجهود الأفراد العاملين بالمنظمة كما تعتبر أساسا لتوجيه وقيادة وتحديد مسار مختلف الجهود في هذه المنظمة تلك التي يسعى المديرون إلى التنسيق بينها كما يسعى الجميع إلى العمل على تحقيقها .
تساعد الأهداف في تسهيل عمليات الرقابة حيث تعتبر بمثابة مقاييس لهذه العمليات خاصة إذا كانت تلك المقاييس مصاغة بطريقة كمية .
هذا ويعد المدير العنصر الفعال في تحقيق أهداف المنظمة من خلال استخدامه للموارد المتاحة لديها سواء كانت هذه الموارد مادية أو بشرية أو معنوية ومن خلال تكيفه وتعامله مع عوامل ومتغيرات البيئة الداخلية والخارجية التي يمارس في نطاقها وظائفه ومهامه الإدارية .
